6 lợi ích khi sử dụng máy scan tài liệu chuyên dụng cho doanh nghiệp

| Tin Tức
712
6 lợi ích khi sử dụng máy scan tài liệu chuyên dụng cho doanh nghiệp
             Trong thời đại số hóa ,việc lưu trữ tài liệu ở các doanh nghiệp đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết chỉ với một chiếc máy scan tài liệu chuyên dụng . Việc sao chép và lưu trữ tài liệu diễn ra thường xuyên tại các doanh nghiệp, công sở. Hằng ngày mọi doanh nghiệp đều phải sao chép và lưu giữ một lượng lớn tài liệu của công ty như hóa đơn, hợp đồng,.. Đáp ứng kịp thời những nhu cầu đó của mọi doang nghiệp, văn phòng, các nhà sản xuất máy scan đã cho ra đời những dòng máy scan tài liệu chuyên dụng mang lại những tiện ích hơn so với các loại máy photocopy cồng kềnh hay những loại máy scan đời cũ. Việt Bis đưa tới 6 lợi ích khi sử dụng máy scan tài liệu chuyên dụng cho doanh nghiệp hiện nay.

 

1. Tiết kiệm không gian văn phòng với máy scan nhỏ gọn


     Không chiếm nhiều không gian diện tích để lưu trữ những tài liệu quan trọng tại văn phòng, giờ đây chiếc máy scan tài liệu chỉ chiếm 1 góc nhỏ ở bàn làm việc ở văn phòng . Thay vào đó, không gian rộng rãi có thể được sử dụng để tăng giá trị cho doanh nghiệp như thêm một bàn làm việc hoặc hay nơi tiếp khách rộng hơn.

2. Giảm nguy cơ bị mất ,thiếu tài liệu
      Phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống vẫn xảy ra trường hợp bị mất mát tài liệu. Giờ đây sử dụng máy scan để số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng cũng như nguy cơ mất cơ hội kinh doanh do thiếu tiếp cận thông tin kịp thời.

 

3. Sử dụng máy scan tài liệu chuyên dụng cải thiện năng suất làm việc của nhân viên


     Không cần quá nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu theo phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống như trước kia, nhân viên văn phòng giờ đây chỉ cần gõ tên tài liệu đã lưu trong hệ thống để tìm kiếm thông tin thật dễ dàng và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.

 

4. Tìm kiếm thông tin tài liệu ở mọi lúc mọi nơi


     Ngày nay các máy scan tài liệu có chức năng chia sẻ tài liệu được quét qua nhiều nền tảng như email, công cụ đám mây và các ứng dụng của bên thứ ba vì vậy giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin từ xa.
5. Cải thiện an ninh thông tin 
     Lưu trữ thông tin ở dạng số và cài đặt mã truy cập giúp tăng cường bảo mật thông tin kinh doanh. Hình ảnh được quét có thể được lưu dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số để xác thực nội dung.


6.Khôi phục tài liệu sau thảm họa  
    Đối với các doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc đầu tư vào máy scan tài liệu chuyên dụng có thể chứng minh là một công cụ quản lý tài liệu khi xảy ra thiên tai hiệu quả . Các tài liệu đã lưu trữ được lưu trữ trên máy tính thường được sao lưu thường xuyên;  chúng cũng có thể được sao lưu trên công cụ đám mây. 

               Không thể phủ nhận rằng một máy scan tài liệu chuyên dụng có thể cung cấp rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nhưng với vô số sự lựa chọn về dòng máy scan tài liệu có sẵn trên thị trường, bạn khó có thể lựa chọn được chính xác loại máy đáp ứng những nhu cầu và sử dụng cho công việc thật hiệu quả. Liên hệ ngay Việt Bis qua HOTLINE (024) 3538.0308 để được tư vấn đúng dòng máy scan phù hợp với văn phòng của bạn.

Sản phẩm liên quan


Bình luận