1. Tiết kiệm không gian văn phòng với máy scan nhỏ gọn
Không chiếm nhiều không gian diện tích để lưu trữ những tài liệu quan trọng tại văn phòng, giờ đây chiếc máy scan tài liệu chỉ chiếm 1 góc nhỏ ở bàn làm việc ở văn phòng. Thay vào đó, không gian rộng rãi có thể được sử dụng để tăng giá trị cho doanh nghiệp như thêm một bàn làm việc hoặc hay nơi tiếp khách rộng hơn.
2. Giảm nguy cơ bị mất hay bị nhàu nát tài liệu
Phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống vẫn xảy ra trường hợp bị mất mát tài liệu. Giờ đây sử dụng máy scan để số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng cũng như nguy cơ mất cơ hội kinh doanh do thiếu tiếp cận thông tin kịp thời.
3. Sử dụng máy scan tài liệu chuyên dụng cải thiện năng suất làm việc
Không cần quá nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu theo phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống như trước kia, nhân viên văn phòng giờ đây chỉ cần gõ tên tài liệu đã lưu trong hệ thống để tìm kiếm thông tin thật dễ dàng và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
4. Tìm kiếm thông tin tài liệu ở mọi lúc mọi nơi
Ngày nay các máy scan tài liệu có chức năng chia sẻ tài liệu được quét qua nhiều nền tảng như email, công cụ đám mây và các ứng dụng của bên thứ ba vì vậy giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin từ xa.
.jpg)
5. Cải thiện an ninh thông tin
Lưu trữ thông tin ở dạng số và cài đặt mã truy cập giúp tăng cường bảo mật thông tin kinh doanh. Hình ảnh được quét có thể được lưu dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số để xác thực nội dung.
6. Khôi phục tài liệu sau thảm họa
Đối với các doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc đầu tư vào máy scan tài liệu chuyên dụng có thể chứng minh là một công cụ quản lý tài liệu khi xảy ra thiên tai hiệu quả . Các tài liệu đã lưu trữ được lưu trữ trên máy tính thường được sao lưu thường xuyên; chúng cũng có thể được sao lưu trên công cụ đám mây.
Không thể phủ nhận rằng một máy scan tài liệu chuyên dụng có thể cung cấp rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nhưng với vô số sự lựa chọn về dòng máy scan tài liệu có sẵn trên thị trường, bạn khó có thể lựa chọn được chính xác loại máy đáp ứng những nhu cầu và sử dụng cho công việc thật hiệu quả. Liên hệ ngay Việt Bis qua HOTLINE (024) 7303 1068 - 0971 491492 để được tư vấn đúng dòng máy scan phù hợp với văn phòng của bạn.
.jpg)
