Hướng dẫn scan tài liệu sang file Word

| Driver và phần mềm
95
Hướng dẫn scan tài liệu sang file Word
Không thể phản bác lại việc scan tài liệu chỉ là bước đầu của cả quá trình dài số hóa dữ liệu. Khi scan tài liệu lên Microsoft Word, có lẽ sẽ phải qua nhiều bước phức tạp khiến cho người dùng bối rối, cùng tham khảo bài viết của VIETBIS để biết thêm thông tin chi tiết nhé! 

Tại sao lại cần phải scan tài liệu lên Microsoft Word? 
Nếu bạn đang lưu trữ ảnh gia đình hoặc số hóa các thủ tục giấy tờ, thì việc quét các bản in ra giấy ở dạng kỹ thuật số có thể là tất cả những gì bạn cần để hoàn thành công việc. Nhưng vì một lí do bất kỳ nào đó khiến bạn có thể muốn làm nhiều việc hơn với tài liệu và hình ảnh được quét của mình, chẳng hạn như chèn biểu đồ, đồ thị và ảnh vào các bản trình bày phức tạp hơn và chuyển văn bản đã quét thành văn bản có thể chỉnh sửa được, nhờ áp dụng tính năng OCR Tiếng Việt . Khi bạn cần thực hiện thêm bước quét tài liệu, nhập chúng vào Word là một bước khôn ngoan để bạn có thể chỉnh sửa văn bản và chỉnh sửa hình ảnh cho phù hợp với nội dung của bạn. 

☼ Tham khảo

Cách scan tài liệu sang file Word 
Scan tài liệu sẽ được chia ra thành 5 bước vô cùng đơn giản:
Bước 1: Scan tài liệu của bạn 
Có lẽ ở bước này thì bạn đã biết các bước scan cơ bản của máy scanner mà bạn đã chọn. Cho dù bạn có đang sử dụng máy quét chuyên dụng hay bạn có ứng dụng quét được tích hợp trên điện thoại, thì bước đầu tiên và quan trọng nhất là scan đống tài liệu ấy của bạn. Bạn có thể kiểm tra các tính năng của phần mềm máy scan để có thể tiết kiệm thời gian, vì một số thiết bị được trang bị tính năng OCR để có thể scan luôn thành file .docx (định dạng file Word). Tính năng OCR sẽ tự động đọc mặt chữ rồi chuyển tài liệu thành chữ, người dùng có thể chỉnh sửa và sao lưu theo ý muốn. 

Bước 2: Xác định mục tiêu 
Bước này gần giống như bước lên kế hoạch vậy. Để có thể scan dữ liệu một cách hiệu quả, bạn cần có một chiến lược scan rõ ràng để biết được tài liệu ấy là gì, và bạn sẽ làm gì với những dữ liệu ấy. Nếu như bạn cần scan hình ảnh để dùng trong những brochure hoặc poster quảng cáo, Bước 3 sẽ quan trọng với bạn đó. Bạn cần scan dữ liệu chữ để có thể chỉnh sửa và sao lưu? Bước 4 sẽ phù hợp với bạn nhất. Còn nếu bạn cần làm cả 2 thì hãy đọc theo thứ tự nhé. 

Bước 3: Nhập dữ liệu ảnh 
Khi bạn đã hoàn thành Bước 1, bản scan của bạn thường sẽ được lưu ở định dạng .JPG hoặc .PNG. Nếu tài liệu được lưu ở file PDF thì bạn hãy cố gắng chuyển đổi chúng về 2 dạng trên nhé (Một số phần mềm của máy scan có thể điều chỉnh định dạng đầu ra trong mục cài đặt, hãy chọn Export hay Save as, và chọn .JPG hoặc .PNG) Sau đó mở Word, chọn điểm bạn cần bức ảnh rồi ấn Insert rồi Pictures, chọn bức ảnh bạn cần dùng và click Insert. 

Bước 4: Nhập dữ liệu
Lí dó mà bạn cần chuyển đổi những bức ảnh thành định dạng .JPG hay .PNG là do nếu như bạn nhập dữ liệu file PDF vào W​ord thì Microsoft sẽ hỏi bạn đổi thành dữ liệu chữ để có thể chỉnh sửa vì do có chữ liên quan. Hãy mở File, sau đó nhấp Open. Chọn file PDF của bạn rồi Microsoft Word sẽ hỏi quyền truy cập để có thể chỉnh sửa dữ liệu thành file Word. Nhấp OK và tính năng này sẽ được tự động thực hiện. 

Bước 5: Làm việc với bản scan trên Word  
Sau khi đã làm theo 4 bước đầu tiên, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu một cách dễ dàng và an toàn. Khi bạn đã làm việc với dữ liệu, bạn sẽ nhận ra chất lượng máy scan càng tốt thì việc nhận biết OCR và chất lượng hình ảnh sẽ tốt hơn. VIETBIS khuyên bạn nên mua một thiết bị scan tốt nhất để có thể tăng năng suất, chất lượng làm việc. 

Một số máy scan phù hợp tại VIETBIS 
Tên mẫu  Hình ảnh 
Fujitsu Fi-7140 
Fujitsu Fi-6240 
Canon Dr-3010 
Plustek PN30U 

-------------------------------------------------------------

VIETBIS cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí in ấn, số hóa tài liệu chuyên nghiệp:

☼ Hotline: 024 7303 1068 / 0971 491 492 


Bình luận