Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower để xử lý công việc

| Tin tức
262
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower để xử lý công việc

Hãy thử nhớ lại một khoảnh khắc trong quá khứ mà bạn trì hoãn một việc gì đó và rồi kết quả của nó như thế nào.

Trì hoãn là thói quen hoặc xu hướng tâm lý tìm kiếm sự thỏa mãn nhất thời, không muốn bắt tay làm luôn một công việc mà thường kéo dài đến một khoảng thời gian rồi mới thực hiện. Đây là căn bệnh chung mà tất cả mọi người đều mắc phải, gây ra không ít rắc rối cho khổ chủ và những người xung quanh.

Lý do vì sao chúng ta thường chờ “nước đến chân mới nhảy”?

- Chờ khi có hứng: Bạn không thích làm việc đó vào lúc này do tâm trạng không thoải mái.

- Chờ tới đúng lúc: Bạn không nghĩ đã tới lúc cần phải hành động trong khi thực sự thì deadline đã kề tận cổ rồi.

- Thiếu những mục tiêu rõ ràng: Làm sao bạn có thể xắn tay vào công việc khi mình chưa xác định được mục tiêu?

- Coi nhẹ mức độ khó khăn của công việc: Bạn nghĩ công việc đó không phức tạp lắm, nhưng khi bắt tay vào, bạn mới nhận ra cần phải nỗ lực nhiều hơn bạn tưởng. 

- Không đề ra những tiêu chuẩn rõ ràng về nhiệm vụ được giao: Bạn đã bắt tay vào công việc nhưng lại chẳng hề có ý tưởng chính xác về kết quả đặt ra của nhiệm vụ được giao. Bạn không hiểu rõ những yêu cầu trong khi tiến hành công việc.

Làm thế nào để đối phó với tâm lý trì hoãn?

Ma trận EisenhowerPhương pháp quản lý thời gian của cố Tổng thống Mỹ Eisenhower. Theo mô hình này, bạn có thể liệt kê các công việc, dự án bạn phải làm rồi sau đó sắp xếp vào 4 nhóm:

Nhóm 1. Khẩn cấp và quan trọng: Nhiệm vụ cần làm ngay lập tức. 
Nhóm 2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau.   
Nhóm 3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nhiệm vụ có thể bàn giao cho người khác.
Nhóm 4. Không khẩn cấp và không quan trọng: Nhiệm vụ phải được loại bỏ.

Đây là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn thống kê các công việc cần làm, phân chia mức độ ưu tiên và từ đó có trình tự nhiệm vụ cần hoàn thành. Nếu không phân chia độ ưu tiên trong công việc, bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ, không biết mình nên bắt đầu từ đâu và sự hoang mang đó sẽ khiến bạn dần chán nản, rơi vào sự trì hoãn.

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, có một vài lưu ý nhỏ sau bạn nên chú ý:

Liệt kê những việc cần làm xuất hiện trong đầu.
 Những công việc đó phải liên quan đến những dự án, nhiệm vụ cần thực hiện (không nên liệt kê cả những công việc cá nhân không liên quan).   
Chỉ đặt tối đa 8 đầu việc cho mỗi mục. Nếu có công việc mới, hãy cố gắng hoàn thành những công việc cũ.   
Bạn có thể lập ma trận theo tần suất ngày/tuần/tháng.   
 Số hóa tài liệu để làm việc hiệu quả, mọi lúc mọi nơi.
Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên của công việc. Đừng để người khác làm ảnh hưởng đến những quyết định của bạn.
Tránh xa những thứ khiến bạn bị phân tâm như những thú vui dễ hấp dẫn, cám dỗ. Nếu có người nào đó làm xao lãng sự tập trung, hãy rời xa hoặc chế ngự những cản trở đó. 

Mặc dù sự trì hoãn được hình thành từ tâm lý nhưng bạn có quyền lựa chọn bạn có muốn trì hoãn hay không. Mỗi một giây trì hoãn đồng nghĩa với việc bạn đang bị bỏ lại so với 7 tỷ người còn lại trên thế giới. Thời gian không chờ đợi ai, vậy nên, ngay từ bây giờ, hãy rèn luyện khả năng nói không mỗi lần tâm trí bạn muốn trì hoãn và thực hành quản lý công việc bằng phương pháp vừa kể trên.


Bình luận