Kỷ nguyên số, chính quyền số - đó như là một khẩu hiệu với các văn phòng hiện nay. Những chiếc máy scan hoặc Dịch vụ số hóa tài liệu lên ngôi để chuẩn bị cho thời kỳ "Văn phòng không giấy tờ". Thực tế, nhu cầu in ấn chỉ giảm đôi chút. Những chiếc máy in mạng, máy in đa năng hay máy photocopy cho các văn phòng với các yêu cầu bảo mật cao dần chiếm thị phần lớn, dù giá thành cao hơn khá nhiều. Hãy cùng VIETBIS tìm hiểu lý do tại sao các văn phòng vẫn cần máy in, máy photocopy trong kỷ nguyên 4.0?
"Văn phòng không giấy tờ" có thực sự không giấy tờ?
Các báo cáo cho thấy các doanh nghiệp, văn phòng ngày càng ít sử dụng tài liệu giấy hơn. Các phần mềm quản trị văn phòng, quy trình chuyển đổi số được áp dụng. Hiệu quả công việc, tăng năng suất lao động khi áp dụng chuyển đổi số.
- Hợp đồng điện tử;
- Báo giá điện tử;
- Hóa đơn điện tử;
- Quy trình giao việc, báo cáo công việc điện tử,...
Bất chấp những tiến bộ trong công nghệ tạo và lưu trữ tài liệu. Không một doanh nghiệp và lĩnh vực nào có thể chuyển đổi hoàn toàn sang một văn phòng hoàn toàn “không giấy tờ”. Theo khảo sát thực tế cho thấy khoảng trên 99% dân văn phòng vẫn xem xét các tài liệu giấy tờ. Dân văn phòng vẫn phải sử dụng máy in, máy photocopy trong công việc. Máy photocopy vẫn là thiết bị không thể thiếu trong các ngành giáo dục, kinh doanh và cơ quan nhà nước.
- Tài liệu giấy vẫn dễ đọc và dễ đánh dấu hơn. Viết đánh dấu và ghi chú bằng bút cảm thấy tốt hơn rất nhiều vì một số lý do.
- Máy tính bảng có chứa hàng nghìn tệp PDF tiện lợi. Nhưng hầu hết vẫn cảm thấy khó khăn khi xem lại giấy tờ trên màn hình (gây mỏi mắt, chữ nhỏ, ghi chú không thuận tiện).
Kỷ nguyên của máy photocopy công nghệ cao, bảo mật tốt
Sự hiện diện của hệ thống tài liệu điện tử và kỹ thuật số không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp và văn phòng từ bỏ hoàn toàn việc sử dụng máy in, máy photocopy. Việc kết hợp, sử dụng song song với nhau để đạt được một quy trình xử lý giấy tờ và tài liệu tại nơi làm việc hiệu quả hơn nhiều.
Ngoài ra, còn có một câu hỏi lớn đối với các nhà đầu tư và chủ sở hữu doanh nghiệp về lợi suất có thể có của ROI (kết quả hiệu suất lợi nhuận do đầu tư mang lại). Công nghệ máy photocopy đáp ứng với thời đại kỹ thuật số.
- Giấy vẫn rẻ hơn. Hệ thống giấy tờ đã được thử nghiệm qua hàng nghìn năm. Nó có thể tự hoạt động hoặc kết hợp với hệ thống kỹ thuật số. Ngược lại, một hệ thống kỹ thuật số không có giấy sẽ không tồn tại được.
- Bản sao giấy an toàn hơn nhiều so với lưu trữ đám mây và kỹ thuật số. Họ tránh được khả năng vi phạm và rủi ro bảo mật rất lớn.
- Để "chuyển đổi số" thực sự thì các tiện ích, công cụ kỹ thuật số và giải pháp lưu trữ, bảo mật cao.
Dịch vụ Cho thuê máy photocopy của VIETBIS
Cùng với các gói dịch vụ về máy scan, dịch vụ số hóa để đáp ứng cho các văn phòng trong kỷ nguyên số, VIETBIS cung cấp dịch vụ Cho thuê máy photocopy với các dòng máy hiện đại, bảo mật cao:
- Tốc độ in, photo, scan cao
- Máy photocopy A3, A4; máy photocopy màu công suất lớn
- Bảo mật tốt nhất thế giới với tùy chọn in theo ID User, NFC, PIN...
☼ Hotline tư vấn: 024 7303 1068 - 0971 491 492