Đại dịch đang làm thay đổi cuộc sống, cách thức làm việc của người lao động và các văn phòng. Thay đổi đầu tiên đó chính là mô hình làm việc sao cho hiệu quả & đảm bảo các quy định phòng chống dịch. Rất nhiều công ty hiện nay đang bắt đầu cân nhắc việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp – giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa trong đại dịch.
1. Điều kiện cần để làm việc từ xa
Theo nghiên cứu của Savills Research, những điều kiện sau sẽ quyết định đến việc hiệu quả khi làm việc từ xa (work from home).
1. Điều kiện cần để làm việc từ xa
Theo nghiên cứu của Savills Research, những điều kiện sau sẽ quyết định đến việc hiệu quả khi làm việc từ xa (work from home).- Quy trình xử lý công việc trực tuyến sẵn sàng. Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng nhiều công cụ như Misa Amis, Base,... giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản trị.
- Doanh nghiệp cần số hóa tài liệu để có thể truy cập dữ liệu số từ xa. Đây là một yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc khi áp dụng work from home.
- Người lao động có không gian riêng để làm việc, không bị ảnh hưởng nhiều bởi các tác động từ gia đình, con cái.
- Nhóm dân số trẻ tuổi hơn hoặc những người có quy mô hộ gia đình nhỏ hơn, có xu hướng muốn được tương tác và hỗ trợ cùng các đồng nghiệp từ môi trường văn phòng truyền thống.
- Những người lao động phải di chuyển quãng đường xa đến văn phòng có xu hướng thích làm việc kết hợp thay vì phải đi tới công sở hàng ngày.
- Đường truyền internet tốc độ cao, đảm bảo làm việc trực tuyến hiệu quả.
- Có đủ thiết bị để làm việc: Máy tính/laptop có camera; có máy in để sẵn sàng in giấy tờ công việc khi cần thiết.
- Các công cụ để họp online, làm việc nhóm trực tuyến hiệu quả: Zalo, Zoom, Google Classroom, Google Meets, MS Teams,...
2. Những bộ phận nào không ảnh hưởng nhiều do làm việc từ xa?!
Làm việc từ nhà chỉ hiệu quả đối với một số mô hình, nghề nghiệp như IT, Coder, Marketing, SEO, Hành chính - nhân sự... Các nhóm nghề này cho phép nhân viên ở nhà nhưng lãnh đạo vẫn có thể theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc qua nền tảng làm việc chung.
Với doanh nghiệp hay bộ phận trực tiếp sản xuất, phục vụ khách hàng thì cần trực tiếp có mặt ở công ty để sản xuất hay tư vấn, chăm sóc khách hàng. Còn những bộ phận khác thì có thể linh hoạt trong thời gian và địa điểm làm việc.
Tất nhiên rằng, nên bố trí hài hòa, kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Các nhân sự vừa có điều kiện nắm bắt được tình hình thực tế giữa các bộ phận, giúp việc kết nối và hiệu quả công viêc cao hơn.
3. Làm sao để làm việc từ xa không ảnh hưởng quá nhiều đến văn hóa doanh nghiệp
Văn hoá doanh nghiệp cần được cảm nhận thông qua những hoạt động gắn kết, những chia sẻ, quan tâm từ bộ phận nhân sự, những ảnh hưởng tích cực đến từ cấp lãnh đạo. So với việc ngồi làm việc trong văn phòng, những điều này thật khó để thấu hiểu từ xa qua màn hình máy tính. Và vì vậy, nỗ lực để duy trình văn hoá doanh nghiệp sẽ đặt ra rất nhiều thách thức trong việc lựa chọn các hoạt động trực tuyến ra sao nhằm duy trì sự gắn bó của nhân viên.
Tăng tương tác kết nối cho nhân viên
Làm việc từ nhà chỉ hiệu quả đối với một số mô hình, nghề nghiệp như IT, Coder, Marketing, SEO, Hành chính - nhân sự... Các nhóm nghề này cho phép nhân viên ở nhà nhưng lãnh đạo vẫn có thể theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc qua nền tảng làm việc chung.
Với doanh nghiệp hay bộ phận trực tiếp sản xuất, phục vụ khách hàng thì cần trực tiếp có mặt ở công ty để sản xuất hay tư vấn, chăm sóc khách hàng. Còn những bộ phận khác thì có thể linh hoạt trong thời gian và địa điểm làm việc.
Tất nhiên rằng, nên bố trí hài hòa, kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Các nhân sự vừa có điều kiện nắm bắt được tình hình thực tế giữa các bộ phận, giúp việc kết nối và hiệu quả công viêc cao hơn.
3. Làm sao để làm việc từ xa không ảnh hưởng quá nhiều đến văn hóa doanh nghiệp
Văn hoá doanh nghiệp cần được cảm nhận thông qua những hoạt động gắn kết, những chia sẻ, quan tâm từ bộ phận nhân sự, những ảnh hưởng tích cực đến từ cấp lãnh đạo. So với việc ngồi làm việc trong văn phòng, những điều này thật khó để thấu hiểu từ xa qua màn hình máy tính. Và vì vậy, nỗ lực để duy trình văn hoá doanh nghiệp sẽ đặt ra rất nhiều thách thức trong việc lựa chọn các hoạt động trực tuyến ra sao nhằm duy trì sự gắn bó của nhân viên.
Tăng tương tác kết nối cho nhân viên
- Một trong những nhược điểm của làm việc từ xa là khó thể hiện được bản thân vì giao tiếp và tương tác đồng đội gặp nhiều hạn chế. Các giao tiếp của nhân viên với nhau khi làm việc từ xa chủ yếu qua email hoặc các đoạn tin nhắn mà đôi khi cũng không thể truyền đạt hết ý của đối phương. Ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng khó xác định được thái độ hoặc tiềm năng phát triển của nhân viên nếu không có những sự kiện giao lưu, chia sẻ để bộc lộ thêm những tính cách hoặc khả năng của cấp dưới.
- Tổ chức các hoạt động cho “văn phòng ảo” của mình. Bằng cách tham gia vào các sự kiện ảo, tích cực trong các cuộc họp trực tuyến và duy trì sự nhiệt tình cao, nhân viên sẽ vẫn có thể được khai thác tiềm năng.
- Tuy nhiên, quá nhiều cuộc họp trực tuyến sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Mỗi cuộc họp chỉ nên giới hạn thành phần liên quan, tránh quá nhiều người sẽ ảnh hưởng cả chất lượng cuộc họp và những người không liên quan không có thời gian để giải quyết các công việc khác.
Phúc lợi nhân viên cũng cần được "chuyển đổi số"
VIETBIS cung cấp dịch vụ Cho thuê thiết bị máy văn phòng, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí & đảm bảo công việc vận hành hiệu quả tối đa năng suất:
- Phúc lợi và tiền lương được xem như là phần bổ trợ cho nhau mang đến một lợi ích chung cho người lao động khi làm việc tại công ty. Nếu công ty không có phương hướng thay đổi và chuyển ngân sách một số phúc lợi này sang loại phúc lợi khác để đảm bảo quyền lợi cho các nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà thì rất có thể nhân viên sẽ cảm thấy bị mất quyền lợi và ảnh hưởng đến động lực làm việc.
- Một ly cà phê buổi sáng trước giờ làm việc giúp nhân viên có tinh thần tỉnh táo, một buổi ăn nhẹ giữa giờ giúp nhân viên lấy lại năng lượng khi đang làm việc vất vả… Đó là những phúc lợi về ăn uống cho nhân viên khi họ còn đang làm việc ở văn phòng. Vậy, các phúc lợi này sẽ ra sao khi nhân viên làm việc từ xa?
- Gợi ý ở đây chính là việc chuyển các phúc lợi ăn uống hiện có tại văn phòng thành các phiếu ăn uống điện tử, như vậy nhân viên vẫn được hưởng các quyền lợi ăn uống dù đang làm việc từ xa, tạo động lực và hứng khởi làm việc.
VIETBIS cung cấp dịch vụ Cho thuê thiết bị máy văn phòng, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí & đảm bảo công việc vận hành hiệu quả tối đa năng suất:
- Cho thuê máy in
- Cho thuê máy scan
- Cho thuê máy photocopy
- Cho thuê máy lọc nước văn phòng
- Cho thuê máy lọc không khí văn phòng.