Combo Fujitsu fi-7160 và Viisan DL24: Giải pháp số hóa hồ sơ Đảng viên

Số hóa hồ sơ Đảng viên là một trong những hạng mục đặc thù trong các dự án số hóa tài liệu hành chính. Khác với hồ sơ thông thường, tài liệu Đảng thường gồm cả giấy tờ rời và sổ lý lịch đóng gáy, trong đó một số tài liệu bắt buộc phải giữ nguyên trạng, không được tháo gáy.

Điều này khiến việc chỉ sử dụng máy scan nạp giấy tự động (ADF) trở nên khó khăn khi xử lý các quyển lý lịch. Giải pháp phù hợp là kết hợp máy scan ADF Fujitsu fi-7160 với máy scan overhead Viisan DL24, giúp xử lý đồng thời nhiều dạng tài liệu trong cùng một bộ hồ sơ.

1. Hồ sơ Đảng viên gồm những loại tài liệu nào?

Theo danh mục tài liệu trong Mẫu 12-HSĐV, hồ sơ Đảng viên có thể được chia thành hai nhóm chính:

• Tài liệu tờ rời: Bao gồm quyết định kết nạp, nghị quyết chi bộ, bản tự kiểm điểm và các giấy tờ liên quan. Đây là nhóm tài liệu có kích thước chủ yếu A4, A5, có thể tháo ghim và đưa vào máy scan ADF để xử lý số lượng lớn.
• Tài liệu đóng quyển: Tiêu biểu là Quyển Lý lịch của người xin vào Đảng và Quyển Lý lịch Đảng viên chính thức. Đây là những tài liệu đóng gáy cần được giữ nguyên, không tháo rời trong quá trình số hóa.

Việc phân loại tài liệu trước khi scan giúp lựa chọn đúng thiết bị, vừa đảm bảo tốc độ xử lý vừa hạn chế tác động đến tài liệu gốc.

2. Fujitsu fi-7160 – Scan nhanh tài liệu tờ rời

Với nhóm giấy tờ có thể tháo rời, Fujitsu fi-7160 là lựa chọn phù hợp cho quy trình scan số lượng lớn.

• Tốc độ quét cao: Fujitsu fi-7160 có tốc độ quét khoảng 60 tờ/phút, tương đương 120 trang/phút khi quét hai mặt. Máy có thể xử lý nhanh các văn bản tờ rời, giúp giảm thời gian ở công đoạn scan.

• ​Hỗ trợ phát hiện nạp giấy kép: Tài liệu lưu trữ lâu năm có thể gặp tình trạng giấy cũ, cong, ẩm hoặc dính vào nhau. Cảm biến siêu âm giúp phát hiện hiện tượng nạp nhiều tờ cùng lúc, từ đó hạn chế bỏ sót tài liệu trong quá trình quét.

• Tối ưu hình ảnh với PaperStreamCapture: Phần mềm PaperStreamCapture hỗ trợ xử lý hình ảnh sau khi quét, giúp cải thiện nền giấy, tăng độ rõ của nội dung và hỗ trợ hiển thị tốt hơn đối với những tài liệu đã cũ, có nền giấy không đồng đều.

3. Viisan DL24 – Số hóa tài liệu đóng gáy

Với các quyển lý lịch không thể tháo gáy, Viisan DL24 sử dụng phương pháp quét từ trên xuống (Overhead), phù hợp với những tài liệu cần giữ nguyên trạng.

• Quét không tiếp xúc: Tài liệu được mở trên bề mặt làm việc và chụp từ phía trên. Phương pháp này hạn chế việc kéo, ép hoặc tác động lực trực tiếp lên gáy sách trong quá trình số hóa.

• Cảm biến 24MP: Độ phân giải cao giúp ghi lại chi tiết của trang tài liệu, bao gồm chữ viết tay, chữ nhỏ, chữ ký và các dấu mộc trên hồ sơ.

• Tự động làm phẳng trang sách: Đối với sách hoặc tài liệu đóng gáy, phần giấy gần gáy thường bị cong khi mở. Công nghệ Curve Flattening hỗ trợ nhận diện và hiệu chỉnh độ cong, giúp hình ảnh đầu ra dễ đọc và thuận tiện lưu trữ.

• Hỗ trợ xóa ngón tay: Trong quá trình lật và giữ trang, người vận hành có thể cần đặt tay lên mép tài liệu. Phần mềm của Viisan hỗ trợ nhận diện và loại bỏ hình ảnh ngón tay khỏi ảnh scan.

4. Quy trình phối hợp hai máy trong số hóa hồ sơ Đảng viên

Việc sử dụng hai thiết bị theo từng nhóm tài liệu giúp quy trình xử lý được phân luồng rõ ràng:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và tháo ghim, kẹp đối với những tài liệu được phép tháo rời.

Bước 2: Phân loại tài liệu theo danh mục hồ sơ và Mẫu 12-HSĐV.

Bước 3: Phân luồng tài liệu:

• Tài liệu tờ rời: Scan bằng Fujitsu fi-7160 theo phương thức ADF, quét hai mặt.
• Tài liệu đóng quyển: Scan bằng Viisan DL24 theo phương thức Overhead.

Bước 4: Tập hợp dữ liệu vào thư mục theo cấu trúc, ví dụ:
MaSoDangVien_HoTen

Bước 5: Kiểm tra chất lượng hình ảnh, số lượng trang và thực hiện đổi tên dữ liệu theo quy định.

Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ giấy, kẹp lại tài liệu và bàn giao.

5. Vì sao nên kết hợp Fujitsu fi-7160 và Viisan DL24?

Hai thiết bị đảm nhiệm hai nhóm tài liệu khác nhau trong cùng một bộ hồ sơ. Fujitsu fi-7160 tập trung vào tốc độ và năng suất đối với giấy tờ tờ rời, trong khi Viisan DL24 xử lý các tài liệu đóng gáy mà không cần tháo rời.

Mô hình kết hợp này giúp đơn vị xây dựng quy trình số hóa linh hoạt hơn, hạn chế việc phải dùng một thiết bị cho tất cả loại tài liệu và đồng thời chú trọng đến việc bảo toàn hồ sơ gốc.
--------------------------------------------------------------

• Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
• Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
• Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.