Theo cách hiểu thông thường, scan tài liệu là quá trình chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan tài liệu, máy in, máy photocopy có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone. Có nhiều công cụ để thực hiện công việc scan tài liệu nhưng máy scan là thiết bị rất quan trọng để thực hiện việc này.
2. Scan tài liệu theo tiêu chuẩn số hóa:
Scan tài liệu theo theo tiêu chuẩn số hóa hay số hóa tài liệu là việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu dưới dạng giấy). Việc số hóa nhằm giúp lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và đem lại sự an toàn cao.
Theo luật lưu trữ Quốc hội vào ngày 11/ 11/ 2011 đã được quy định về vấn đề “tài liệu lưu trữ điện tử”, không xét quy định đến tài liệu lưu trữ số hóa cho biết:
Các doanh nghiệp hay tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính:
Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu.
Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống
- Định dạng Protable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
- Ảnh màu
- Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
- Tỷ lệ số hóa: 100
- Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png)
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
- Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm
.png)
3. Lợi ích của việc lưu trữ tài liệu điện tử:
- Lưu trữ các tài liệu quan trọng
Sử dụng máy scan tài liệu để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.
- Bảo mật thông tin an toàn
- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện
- Điều hành công việc hiệu quả, truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi trong thời đại "di động"
- Bảo quản tài liệu gốc (phòng trường hợp mất tài liệu trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn, thiên tai);
- Bảo vệ môi trường (tiết kiệm giấy, mực in).
4. Dịch vụ scan tài liệu tại chỗ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp:
- Khối lượng tài liệu lớn
- Chủng loại tài liệu hỗn hợp: nhiều kích cỡ, mới cũ lẫn nhau
- Không đủ nhân sự để thực hiện
- Không có đủ máy scan ....
Giải pháp thuê dịch vụ quét tài liệu của Vietbis sẽ giúp khách hàng giải quyết những bất cập trên với chi phí rất tiết kiệm.
- Vietbis có đa dạng các máy quét màu tự động 2 mặt + mặt gương ( ADF + Flatbed) tốc độ cao từ 40 tờ/phút, công suất >= 3.000 tờ/ngày
- Vietbis có đủ các máy quét khổ A4, A3, A2 đến A0 để quét các tài liệu bản vẽ, sơ đồ ...
- Vietbis có các máy quét chụp từ trên cao để quét các tài liệu là sách, báo, tạo chí...mà không xâm hại đến tài liệu
- Vietbis có các máy quét đặc thù phục vụ các dự án xây dựng cơ sở liệu quốc gia như CSDL dân cư, đất đai...
- Vietbis có nhân sự giàu kinh nghiệm đã kinh qua nhiều dự án số hóa lớn..
