Dịch vụ tư vấn triển khai dự án số hóa tài liệu

| Dịch vụ Số hóa tài liệu
12
Dịch vụ tư vấn triển khai dự án số hóa tài liệu

Với nhiều năm kinh nghiệm trong triển khai các Dự án Số hóa tài liệu, VIETBIS tự tin là đơn vị hàng đầu tư vấn các giải pháp số hóa tài liệu tổng thể, phù hợp với tính chất & tài chính của đơn vị.

Dịch vụ tư vấn triển khai dự án số hóa tài liệu là gì?

Để triển khai Dự án số hóa tài liệu, các cơ quan hoặc tổ chức cần tổ chức lên kế hoạch và lập đề cương chi tiết, cụ thể:

Khảo sát hiện trạng lưu trữ hồ sơ tài liệu

  • Thông qua việc khảo sát hiện trạng, để đưa ra phương án phù hợp với tình hình lưu trữ, khai thác dữ liệu của tổ chức.
  • Xây dựng kế hoạch số hóa theo các giai đoạn (theo khối lượng hồ sơ tài liệu, theo nguồn vốn).

Xây dựng đề cương chi tiết

Đề cương chi tiết cần đảm bảo các yếu tố:

  • Căn cứ pháp lý lập đề cương
  • Sự cần thiết thực hiện dự án
  • Mục tiêu của Dự án
  • Dự toán chi tiết, bao gồm các hạng mục: Chỉnh lý, Số hóa, Phần mềm lưu trữ, Thiết bị...
  • Phân kỳ thực hiện dự án.
  • Giải pháp, tổ chức thực hiện - Tiến độ triển khai chi tiết.

❖Tham khảo: Quy trình số hóa tài liệu

Những lưu ý quan trọng khi triển khai dự án số hóa tài liệu

Để triển khai các Dự án số hóa tài liệu đạt hiệu quả cao, đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu cần lưu ý các yếu tố quan trọng sau:

1. Khảo sát chi tiết tình trạng tài liệu

  • Khổ giấy: Phân loại chi tiết theo khối lượng, định dạng khổ giấy để xây dựng phương án triển khai nhân sự và thiết bị phù hợp.
  • Tài liệu đã chỉnh lý hay chưa: Theo quy định, tài liệu sẵn sàng cho số hóa phải được chỉnh lý hoàn chỉnh. Việc này đảm bảo việc số hóa hiệu quả, không bị trùng lặp và đảm bảo tiến độ, chất lượng dự án.
  • Phân loại giấy: Tài liệu dạng văn bản hành chính hay tài liệu dạng bản vẽ khổ lớn, dạng sách (không thể tháo rời ghim); tài liệu cũ nhàu. Từ đó bố trí thiết bị scan chuyên dụng phù hợp.

2. Sử dụng máy scan chuyên dụng theo tính chất dự án

Mỗi loại giấy tờ, tài liệu cần các dòng máy scan chuyên dụng tương ứng. Dự án số hóa sổ hộ tịch, số hóa thư viện cần các dòng máy scan chuyên dụng. Dự án số hóa ngành tài nguyên môi trường, số hóa bản vẽ cần các dòng máy scan khổ lớn. Các dự án số hóa hồ sơ khối Đảng, cần đáp ứng xuất file định dạng TIFF..

Ngoài ra, các dòng máy scan cần đảm bảo yếu tố bền bỉ, hiệu suất cao và đạt các tiêu chuẩn số hóa:

  • Xuất file PDF/A theo chuẩn lưu trữ.
  • Hỗ trợ OCR đa ngôn ngữ (tùy yêu cầu dự án): Để đảm bảo việc khai thác thông tin dễ dàng.
  • Xuất file: JPG, PDF, TIFF,...

VIETBIS cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện

Chi tiết vui lòng liên hệ Hotline: 089 6688 636

Bình luận