Hồ sơ Đảng viên thường không chỉ gồm những tập tài liệu rời có thể đưa thẳng vào khay nạp tự động. Trong một bộ hồ sơ thực tế còn có ảnh thẻ, giấy tờ mỏng hoặc dễ rách, giấy khen, tài liệu dập ghim và đặc biệt là các tập lý lịch được đóng gáy.

Vì vậy, nếu chỉ sử dụng máy scan ADF thông thường, quá trình số hóa có thể gặp nhiều bất tiện khi xử lý những tài liệu không phù hợp để cuốn qua bộ nạp giấy.

Một giải pháp thực tế là kết hợp máy scan ADF tích hợp Flatbed Ricoh fi-8270 với máy scan overhead Viisan DL24. Hai thiết bị đảm nhận những nhóm tài liệu khác nhau, giúp quy trình số hóa hồ sơ Đảng linh hoạt hơn.

1. Vì sao hồ sơ Đảng cần máy scan có Flatbed?

Với các loại văn bản rời như quyết định, nghị quyết, bản kiểm điểm hay phiếu bổ sung hồ sơ, ADF là phương án phù hợp vì có thể nạp nhiều trang liên tục và quét hai mặt tự động.

Tuy nhiên, một số tài liệu trong hồ sơ không nên đưa trực tiếp qua bộ cuốn giấy, chẳng hạn:

• Ảnh thẻ được dập ghim trên hồ sơ: dễ bị vướng hoặc làm ảnh hưởng đến tài liệu khi đi qua đường dẫn giấy.

• Giấy cũ, mỏng, giòn hoặc rách mép: có nguy cơ bị kẹt hoặc rách thêm khi kéo qua ADF.

• Giấy khen, bằng khen hoặc tài liệu có định lượng dày: khó xử lý nếu phải uốn cong qua đường dẫn giấy.

• Tài liệu có bề mặt đặc biệt: cần được đặt cố định trên mặt kính để hạn chế tác động cơ học.

Với những trường hợp này, Flatbed giúp kỹ thuật viên đặt trực tiếp tài liệu lên mặt kính và thực hiện quét mà không cần đưa tài liệu qua bộ cuốn giấy.

Đây cũng là ưu điểm đã được thể hiện trên các dòng máy như Fujitsu fi-7260 và fi-7280. Người vận hành có thể dùng ADF cho tài liệu thông thường và chuyển sang Flatbed khi gặp những trang cần xử lý riêng.

2. Ricoh fi-8270 – máy scan ADF kết hợp Flatbed cho hồ sơ số lượng lớn

Ricoh fi-8270 kế thừa thiết kế kết hợp ADF và Flatbed, đồng thời được nâng cấp về tốc độ cũng như khả năng xử lý hình ảnh.

Quét nhanh tài liệu rời

Ricoh fi-8270 có tốc độ quét lên đến 70 tờ/phút, tương đương 140 ảnh/phút ở chế độ quét hai mặt. Đây là lợi thế khi xử lý số lượng lớn quyết định, nghị quyết, phiếu bổ sung và các văn bản rời trong hồ sơ Đảng viên.

Thay vì đặt từng tờ lên mặt kính, người vận hành chỉ cần tháo ghim, sắp xếp tài liệu và đưa cả tập vào ADF để máy tự động nạp và quét liên tục.

Flatbed xử lý những tài liệu không phù hợp với ADF

Khi gặp ảnh, giấy mỏng, tài liệu dễ rách hoặc giấy có độ dày không phù hợp, người dùng có thể chuyển sang mặt kính Flatbed của máy.

Cách làm này giúp giảm việc tác động cơ học lên tài liệu gốc, đồng thời thuận tiện khi một bộ hồ sơ có nhiều loại giấy tờ khác nhau.

Khả năng xử lý hình ảnh

fi-8270 được trang bị công nghệ Clear Image Capture, giúp cải thiện khả năng tái tạo hình ảnh và màu sắc của tài liệu.

Điều này đặc biệt hữu ích với hồ sơ có con dấu, chữ ký, ảnh hoặc các chi tiết màu cần được giữ lại tương đối đầy đủ trong bản số hóa.

Bảo vệ tài liệu khi nạp giấy

Ngoài khả năng phát hiện nạp nhiều giấy, fi-8270 còn được trang bị iSOP (Intelligent Sonic Paper Protection) để phát hiện những bất thường trong quá trình nạp giấy thông qua âm thanh.

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, máy có thể dừng quá trình kéo giấy nhằm hạn chế nguy cơ làm hỏng tài liệu.

3. Viisan DL24 – giải pháp cho hồ sơ lý lịch đóng gáy

Flatbed của fi-8270 phù hợp với từng trang tài liệu riêng lẻ. Tuy nhiên, với những tập hồ sơ đóng gáy, đóng chỉ hoặc cần giữ nguyên hiện trạng, việc ép tài liệu lên mặt kính không phải lúc nào cũng thuận tiện.

Đây là trường hợp Viisan DL24 phát huy lợi thế của máy scan overhead.

Thay vì kéo tài liệu qua trục cuốn hoặc ép gáy sách xuống mặt kính, người dùng chỉ cần đặt tài liệu bên dưới camera và chụp từ phía trên.

Một số ưu điểm đáng chú ý:

• Quét overhead: phù hợp với sách, tập hồ sơ và tài liệu đóng gáy.

• Camera 24MP: hỗ trợ ghi lại các chi tiết nhỏ trên tài liệu.

• Tự làm phẳng trang: phần mềm hỗ trợ xử lý độ cong của trang khi mở sách.

• Loại bỏ vùng ngón tay: hỗ trợ xử lý hình ảnh khi người vận hành phải giữ trang trong quá trình quét.

• Bàn đạp chân: thuận tiện cho thao tác lật trang và chụp liên tục.

Đặc biệt với những tập lý lịch cần giữ nguyên cấu trúc và hiện trạng ban đầu, phương pháp scan overhead giúp hạn chế việc tác động trực tiếp lên gáy tài liệu.

4. Phân công thiết bị theo từng loại tài liệu

5. Kết hợp Ricoh fi-8270 và Viisan DL24 để tối ưu quy trình số hóa

Một bộ hồ sơ Đảng viên có thể chứa nhiều dạng tài liệu khác nhau. Vì vậy, thay vì cố gắng sử dụng một phương pháp scan cho toàn bộ hồ sơ, việc phân chia thiết bị theo từng nhóm tài liệu sẽ giúp thao tác thuận tiện và hạn chế rủi ro đối với bản gốc.

Có thể hình dung quy trình đơn giản như sau:

Ricoh fi-8270 ADF
→ Xử lý nhanh các tập văn bản rời.

Flatbed trên fi-8270
→ Xử lý ảnh, giấy mỏng, tài liệu dễ rách hoặc tài liệu không phù hợp với ADF.

Viisan DL24
→ Xử lý sách, tập lý lịch và tài liệu đóng gáy cần giữ nguyên hiện trạng.

Với cách bố trí này, mỗi thiết bị đảm nhận đúng nhóm tài liệu mà nó có lợi thế, từ đó giúp quá trình số hóa hồ sơ Đảng thuận tiện hơn khi triển khai với số lượng lớn.

iScan cung cấp giải pháp số hóa hồ sơ và tài liệu

Bên cạnh cung cấp thiết bị, iScan hỗ trợ các đơn vị triển khai nhiều hạng mục liên quan đến số hóa tài liệu:

• Cho thuê máy scan chuyên dụng phục vụ dự án số hóa.

• Dịch vụ chỉnh lý tài liệu và cung cấp vật tư lưu trữ.

• Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói.

• Giải pháp phần mềm quản lý và lưu trữ tài liệu số.

Nếu đơn vị đang triển khai số hóa hồ sơ Đảng viên, hồ sơ Mẫu 12-HSĐV hoặc cần lựa chọn thiết bị phù hợp với từng loại tài liệu, có thể liên hệ iScan để được tư vấn giải pháp và cấu hình thiết bị phù hợp.

Hotline: 089 6688 636