- Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Địa chính xã, phường:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau: Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật; Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn; Tham gia giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã; Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác minh nguồn gốc, hiện trạng đăng ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
Hồ sơ địa chính bao gồm những tài liệu được quy định tại khoản 1 Điều 129 Luật Đất đai 2024 như sau: Hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về từng thửa đất, người được giao quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tình trạng pháp lý của thửa đất và tài sản gắn liền với đất, phản ánh đầy đủ tình hình quản lý, sử dụng đất trên địa bàn...
Theo đó, hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về từng thửa đất, người được giao quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tình trạng pháp lý của thửa đất và tài sản gắn liền với đất, phản ánh đầy đủ tình hình quản lý, sử dụng đất trên địa bàn
 |
 |
 |
3. Số hoá tài liệu địa chính:
Hồ sơ địa chính theo quy định tại khoản 2 Điều 129 Luật Đất đai 2024 được lập dưới dạng số gồm có:
- Bản đồ địa chính
- Sổ mục kê đất đai
- Sổ địa chính
- Bản sao các loại giấy chứng nhận gồm: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
Nếu chỉ dừng lại ở nhu cầu lưu trữ file tài liệu dưới dạng hình ảnh với độ phân giả 200 dpi thì những máy in đa năng, máy photocopy hay máy quét thông thường cũng làm được việc này.
Nếu xét ở góc độ quét các tài liệu phát sinh hàng ngày (tài liệu mới) thì các máy quét tự động 2 mặt hay mặt gương đều có thể thực hiện được...Tuy nhiên, nếu nhu cầu cần phải quét các tài liệu địa chính đã được lưu trữ trong kho thì cần phải lựa chọn máy scan thích hợp khối lượng, chất lượng, chủng loại tìa liệu ....Như chúng ta thấy tài liệu địa chính là tài liệu hỗn hợp gồm nhiều kích cỡ, độ dày mỏng...khác nhau nên cần một máy quét đa năng.
 |
 |
 |
 |
Nếu xét ở góc độ quét các tài liệu phát sinh hàng ngày (tài liệu mới) thì các máy quét tự động 2 mặt hay mặt gương đều có thể thực hiện được...Tuy nhiên, nếu nhu cầu cần phải quét các tài liệu địa chính đã được lưu trữ trong kho thì cần phải lựa chọn máy scan thích hợp khối lượng, chất lượng, chủng loại tìa liệu ....Như chúng ta thấy tài liệu địa chính là tài liệu hỗn hợp gồm nhiều kích cỡ, độ dày mỏng...khác nhau nên cần một máy quét đa năng.
Máy quét đa năng là máy quét có khả năng quét được khổ giấy A5, A4 lẫn A3, quét được tài liệu giấy dầy, trơn bóng như sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng như phiếu thu dạng carbon....
Chúng ta có thể tham khảo một số loại máy quét tài liệu A3 đa năng sau:
... Đây là những dòng máy quét đem lại giá trị sử dụng cao đã được Vietbis sử dụng để thực hiện trong quá trình làm dịch vụ số hóa tài liệu. Chúng tôi hy vọng rằng, với những chia sẻ của mình, sẽ giúp khách hàng có thể lựa chọn được máy quét phù hợp sử dụng cho văn phòng quản lý đăng ký đất đai nói chung và địa chính xã phường nói riêng.
Chúng ta có thể tham khảo một số loại máy quét tài liệu A3 đa năng sau:
| Tên máy quét | Hình ảnh tham khảo |
| Máy quét A3 HP N9120 | .png) |
| Máy quét A3 HP N9120fn2 |  |
| Máy quét A3 Fujitsu/Ricoh Fi-7700s/7700 |  |
| Máy quét A3 Viisan DL24 |  |
| Máy quét A2 Viisan S21 |  |
.png)
.jpg)
.jpg)