Thông tư liên tịch 12/2026/TTLT-BCA-BQP-TANDTC-VKSNDTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 quy định về phối hợp số hóa hồ sơ, ký số, kết nối và chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự. Trong đó, dữ liệu và tài liệu điện tử được yêu cầu bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác, thống nhất và có khả năng khai thác, sử dụng.
Máy scan chuyên dụng cho ngành tòa án là giải pháp cốt lõi để số hóa hồ sơ vụ án, bản án và tài liệu tố tụng - nhóm hồ sơ có khối lượng lớn, thời gian lưu trữ dài và yêu cầu tra cứu chính xác. Tòa án các cấp lưu giữ hồ sơ vụ án hình sự, dân sự, hành chính, kinh tế cùng bản án, quyết định và tài liệu kèm theo; nhiều hồ sơ được đóng quyển, dày và có giấy cũ. Việc số hóa giúp tra cứu án nhanh, chia sẻ giữa các bộ phận xét xử, thi hành án và lưu trữ lâu dài theo quy định.
Nội dung cốt lõi của Thông tư liên tịch 12/2026/TTLT-BCA-BQP-TANDTC-VKSNDTC
- Bản chất: Chuyển đổi thông tin từ hồ sơ, văn bản, tài liệu giấy sang dữ liệu điện tử (văn bản số, hình ảnh, file PDF...).
- Yêu cầu kỹ thuật: Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn và thống nhất. Định dạng tệp xuất ra phục vụ lưu trữ lâu dài và tra cứu thuận tiện.
- Quản lý dữ liệu: Mỗi hồ sơ điện tử được quản lý chặt chẽ thông qua mã định danh điện tử của cá nhân và mã hồ sơ thi hành án phạt tù điện tử nhằm bảo đảm tính đồng nhất giữa các cơ quan.
- Công cụ sử dụng: Các cơ quan bắt buộc phải sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ được cấp thẩm quyền phê duyệt.
- Giá trị pháp lý: Hồ sơ, tài liệu điện tử sau khi được số hóa và ký số hợp pháp có giá trị pháp lý như bản giấy và được sử dụng chính thức trong suốt quá trình thi hành án.
- Thay thế bản giấy: Tài liệu số hóa có thể thay thế hoàn toàn bản giấy theo quy định, ngoại trừ các trường hợp đặc biệt phục vụ nghiệp vụ an ninh bảo mật, bảo vệ bí mật nhà nước hoặc an toàn thông tin mạng.
- Nguyên tắc cốt lõi: Thực hiện theo mô hình "Dữ liệu tạo lập một lần, sử dụng nhiều lần" trong phạm vi phân quyền cho phép. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và tránh trùng lặp dữ liệu giữa các bên.
- Tính đồng bộ: Việc chia sẻ yêu cầu bắt buộc sự thống nhất về khung dữ liệu, danh mục dữ liệu dùng chung và chuẩn kết nối kỹ thuật thông suốt giữa các hệ thống thông tin.
- Bảo mật: Quy trình kết nối phải định danh con người rõ ràng, phân cấp quyền truy cập chặt chẽ theo chức năng nhiệm vụ, bảo đảm tối đa an ninh mạng và bảo vệ thông tin mật.
Máy scan chuyên dụng cho chuyển đổi số ngành Tòa án
Để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tính pháp lý của hồ sơ điện tử theo Thông tư liên tịch số 12/2026/TTLT-BCA-BQP-TANDTC-VKSNDTC, máy scan tự động (ADF) tốc độ cao kết hợp mặt gương (Flatbed) hoặc Máy scan dạng chụp trên cao (Overhead) đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật:
- Quét được tài liệu hỗn hợp gồm tờ rời và quét hồ sơ sổ sách không cần rã gáy. Điều này tránh làm rách, hư hỏng các tài liệu gốc quan trọng
- Tài liệu số hóa hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, do đó hình ảnh quét phải đạt độ trung thực cao để làm căn cứ pháp lý
- Độ phân giải quang học tối thiểu 300 dpi – 600 dpi, hỗ trợ cảm biến màu (Color CIS hoặc CCD kép) nhận diện chính xác màu mực con dấu đỏ, chữ ký tươi, chữ viết tay và các dấu hiệu bảo mật
- Phần mềm điều khiển máy quét phải xuất trực tiếp file định dạng PDF hai lớp (Searchable PDF) hoặc PDF/A chuẩn lưu trữ quốc gia, tương thích mượt mà với các phần mềm/plugin ký số Ban Cơ yếu Chính phủ mà không làm tăng dung lượng file đột biến
- Máy scan cần có tính năng nhận diện mã vạch (Barcode / QR code) hoặc hỗ trợ đặt tên file tự động (Batch Scanning) theo mã định danh, tự động phân tách tập tài liệu để nhập trực tiếp vào phần mềm quản trị CSDL
- Ưu tiên kết nối có dây trực tiếp (USB 3.0) với máy trạm nghiệp vụ nội bộ hoặc mạng LAN có chứng chỉ bảo mật doanh nghiệp (802.1x, SSL/TLS, mã hóa dữ liệu trên thiết bị).
|
Phân nhóm thiết bị |
Model |
Đặc điểm phù hợp với Thông tư 12/2026 |
|
Máy ADF kết hợp |
|
|
|
Máy scan dạng chụp |
|
|
|
Máy scan A3 tốc độ cao |
|
|
--------------------------------------------------------------
Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.
- Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
- Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
- Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.
