Số hóa hồ sơ nhân sự- Giải pháp tối ưu cho việc vận hành kinh doanh của doanh nghiệp trong thời đại 4.0.
Số hóa hồ sơ nhân sự chính là quá trình lưu trữ dữ liệu của nhân viên công ty (bao gồm các loại giấy tờ như: sơ yếu lý lịch, thông tin bảo hiểm, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng, nghỉ phép,...) trên cơ sở dữ liệu kỹ thuật số để truy cập 1 cách dễ dàng và nhanh chóng. Nó được thực hiện bằng các thiết bị máy scan hiện đại, các phần mềm, và tích hợp ghi lại tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất và được sắp xếp tự động. Bản chất của việc số hóa hồ sơ chính là chuyển dữ liệu truyền thống thành dạng dữ liệu số.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp Việt đã và đang lựa chọn các giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự điện tử với mục tiêu: Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tài liệu; Tối ưu hóa vận hành; và Cải thiện trải nghiệm của nhân sự, Xây dựng mô hình quản lý thông minh và chuyên nghiệp. Đây cũng là xu hướng quản lý hồ sơ nhân sự được dự báo sẽ phát triển mạnh hơn trong những năm tới đây.
Và sau đây là những lợi ích mà việc số hóa hồ sơ nhân sự sẽ đem lại cho doanh nghiệp cũng như cho chính các nhân sự.
Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Số hóa hồ sơ nhân sự giúp sử dụng tài liệu và thông tin nhân sự một cách hiệu quả.
- Đây là một trong những lợi thế lớn nhất của việc số hóa hồ sơ nhân sự. Người quản lý và người điều hành sẽ dễ dàng nắm bắt và truy cập thông tin của nhân viên mọi lúc mọi nơi một cách an toàn và bảo mật.
- Thay vì phải quản lý cả kho giấy tờ đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn thì khi số hóa hồ sơ nhân sự, việc truy cập thông tin của nhân sự chỉ thông qua 1 vài cú click chuột.
- Không những thế, các tác vụ thủ công như tra cứu, sắp xếp, tổng hợp, trích xuất thông tin cũng được thực hiện nhanh chóng, đơn giản, giúp nhà quản lý tiết kiệm từ 30-40% thời gian so với cách thức truyền thống và nâng cao đến 20% hiệu suất làm việc.
-
Tiết kiệm chi phí, không gian lưu trữ cho doanh nghiệp
- Khi việc số hóa hồ sơ nhân sự được thực hiện, việc đầu tư vào giấy, máy in và các yếu tố cần thiết khác cho các văn bản cứng sẽ được giảm đến mức tối thiểu, giúp giảm bớt áp lực tài chính cho các công ty, doanh nghiệp.
- Ngoài ra còn giúp loại bỏ được chi phí vận hành, chi phí lưu trữ bảo quản, nhân sự cho kho giấy tờ trong nội bộ, số hóa hồ sơ nhân sự còn giúp doanh nghiệp tối ưu về doanh thu, giúp gia tăng không gian dùng để sản xuất, kinh doanh hiệu quả.
-
Tuân thủ pháp lý chặt chẽ
Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ và bảo mật thông tin. Song song với việc sử dụng công cụ số, doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể duy trì cả bản gốc và bản sao của tài liệu, ghi lại lịch sử chỉnh sửa rõ ràng và điều chỉnh quyền truy cập theo yêu cầu pháp lý.
-
Tích hợp thông tin và quản lý dễ dàng
Dữ liệu nhân sự được tự động hóa và lưu trữ trực tuyến, giúp cho việc quản lý thông tin về nhân viên và quy trình trở nên dễ dàng hơn. Tích hợp các hệ thống và dữ liệu giúp cho việc tra cứu và theo dõi thông tin trở nên hiệu quả hơn
Lợi ích đối với nhân viên
- Việc quản lý hồ sơ nhân sự tốt sẽ giúp tạo được lòng tin với nhân viên, bên cạnh đó khi cần sẽ trích xuất dữ liệu 1 cách nhanh chóng thay vì phải đi đến kho lưu trữ và tìm kiếm 1 cách thủ công.
- Số hóa hồ sơ nhân sự nâng cao tính minh bạch trong quá trình làm việc.
- Tháng 7 năm 2022, sau thông tin về những vụ vi phạm dữ liệu gây mất an toàn thông tin cho hơn 30 triệu người Việt Nam (theo Báo Dân trí), người lao động tại các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn đến yếu tố bảo mật trong doanh nghiệp.
- Việc số hóa tài liệu nhân sự sẽ đảm bảo an ninh thông tin cho hồ sơ và nâng cao tính minh bạch trong môi trường làm việc, đem lại sự an tâm, tin tưởng của nhân sự dành cho doanh nghiệp
Các bạn có thể tham khảo và tìm hiểu về Dịch vụ số hóa và lưu trữ tài liệu chuẩn ISO của Vietbis.
Hotline tư vấn dịch vụ số hóa tài liệu: 089 6688 636 - 0986 794 786