Máy photocopy đa năng hiện nay đều có chức năng scan, vì vậy nhiều trường học và đơn vị tổ chức thi nghĩ rằng có thể tận dụng máy sẵn có để quét phiếu trả lời trắc nghiệm.

Vấn đề chỉ xuất hiện khi số lượng phiếu lên đến hàng nghìn tờ và phải scan liên tục trong thời gian ngắn.

Máy photocopy có thể scan, nhưng không phải lựa chọn tối ưu cho khối lượng lớn

Khi quét một vài trăm tài liệu, việc sử dụng máy photocopy có thể không có nhiều khác biệt.

Nhưng với một kỳ thi có 5.000 – 10.000 phiếu, thiết bị phải liên tục nạp và quét giấy. Chỉ cần xảy ra tình trạng kéo nhiều tờ, lệch giấy hoặc kẹt giấy, máy phải dừng để xử lý.

Điều này không chỉ làm chậm quá trình scan mà còn cần nhân sự theo dõi và kiểm tra lại phiếu sau mỗi lần máy gặp sự cố.

Đặc biệt, phiếu thi thường được quét theo từng tập lớn nên độ ổn định của bộ nạp giấy rất quan trọng.

Máy scan chuyên dụng phù hợp hơn với bài toán này

Khác với máy photocopy đa năng, máy scan tài liệu chuyên dụng được thiết kế tập trung cho việc số hóa tài liệu với khối lượng lớn.

Bộ nạp giấy, tốc độ quét và các tính năng phát hiện lỗi nạp giấy được tối ưu hơn cho nhu cầu scan liên tục.

Vì vậy, nếu cần xử lý hàng nghìn phiếu thi trong một khoảng thời gian ngắn, máy scan chuyên dụng sẽ phù hợp hơn so với việc tận dụng máy photocopy để scan.

Nhưng có cần mua máy scan không?

Đây lại là một vấn đề khác.

Không phải trường nào hay đơn vị tổ chức thi cũng có nhu cầu scan hàng nghìn phiếu quanh năm. Máy có thể chỉ được sử dụng trong một vài kỳ thi, sau đó nằm chờ trong thời gian dài.

Trong trường hợp này, thuê máy scan chuyên dụng theo kỳ thi hoặc theo dự án là phương án đáng cân nhắc.

Đơn vị có thể sử dụng đúng loại máy cần thiết trong thời gian tổ chức thi mà không phải đầu tư một thiết bị chuyên dụng chỉ để phục vụ nhu cầu theo mùa vụ.

Kết hợp máy scan với phần mềm chấm thi TestPro

Máy scan đảm nhiệm việc số hóa phiếu, còn TestPro hỗ trợ xử lý và chấm bài từ dữ liệu phiếu đã quét.

Quy trình có thể thực hiện theo hướng:

Phiếu thi -> Máy scan chuyên dụng -> Dữ liệu phiếu -> TestPro -> Chấm thi -> Xuất kết quả

☼ Tham khảo:

• Phần mềm chấm thi trắc nghiệm TestPro Engine 2025

Vì vậy, thay vì dùng máy photocopy để cố gắng xử lý hàng nghìn phiếu, đơn vị có thể lựa chọn thuê máy scan chuyên dụng kết hợp phần mềm TestPro cho từng kỳ thi.

Máy photocopy có thể scan phiếu thi, nhưng không nên xem đây là giải pháp chính khi khối lượng lên đến hàng nghìn phiếu.

Nếu cần scan số lượng lớn trong thời gian ngắn, máy scan chuyên dụng sẽ phù hợp hơn về khả năng vận hành liên tục và xử lý giấy.

Và nếu nhu cầu chỉ phát sinh theo từng kỳ thi, thuê máy scan thay vì mua máy sẽ giúp đơn vị sử dụng đúng thiết bị trong đúng thời gian cần thiết.

Vietbis cung cấp dịch vụ cho thuê máy scan theo kỳ thi/dự án và giải pháp kết hợp phần mềm chấm thi TestPro. Đơn vị chỉ cần cung cấp số lượng phiếu và thời gian cần hoàn thành, Vietbis có thể tư vấn thiết bị phù hợp với khối lượng thực tế.