• Số hóa hồ sơ Đảng: Giải pháp lưu trữ điện tử an toàn và hiệu quả

Số hóa hồ sơ Đảng: Giải pháp lưu trữ điện tử an toàn và hiệu quả

| Tin tức
9
Số hóa hồ sơ Đảng: Giải pháp lưu trữ điện tử an toàn và hiệu quả
Trong quá trình chuyển đổi số tại các cơ quan Đảng và đơn vị hành chính, số hóa hồ sơ Đảng đang trở thành nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo quản tài liệu lâu dài, nâng cao hiệu quả tra cứu và giảm áp lực lưu trữ hồ sơ giấy. Để đáp ứng yêu cầu về tốc độ, chất lượng hình ảnh và tính toàn vẹn của tài liệu, việc sử dụng máy scan chuyên dụng là giải pháp được nhiều đơn vị lựa chọn.

Khung tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa tài liệu theo quy định mới nhất
Nhằm chuẩn hóa và nâng cao chất lượng lưu trữ dữ liệu, Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành Công văn số 14748-CV/VPTW ngày 06/05/2025 để sửa đổi, bổ sung một số điểm của Hướng dẫn số 40-HD/VPTW về số hóa tài liệu. Theo đó, quy trình quét và xử lý tài liệu lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các thông số kỹ thuật sau:
  • Chế độ màu sắc (Colour): Đối với tài liệu giấy có các thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy màu, bắt buộc phải quét ở chế độ Ảnh màu (Colour); độ sâu màu (Bit-depth) tối thiểu là 24 bit (8 bit cho mỗi kênh màu); không gian màu (Colour space) đạt chuẩn sRGB.
  • Định dạng lưu trữ bảo hiểm: Với các mục đích bảo hiểm và nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu, tài liệu quét cần được định dạng theo tệp tin số Tag Image File (.tif).
  • Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR): Văn bản bắt buộc phải sử dụng ứng dụng phần mềm OCR tiếng Việt để hỗ trợ tìm kiếm tài liệu dễ dàng, đảm bảo sản phẩm đầu ra tuân thủ định dạng PDF hoặc PDF/A 2 lớp.
(Nguồn tham khảo chi tiết tại: Thư Viện Pháp Luật)
Tiêu chuẩn kỹ thuật khi chọn máy scan số hóa hồ sơ Đảng
Khác với các tài liệu hành chính thông thường, hồ sơ Đảng có những đặc thù riêng về tính pháp lý và thời hạn bảo quản (vĩnh viễn). Do đó, máy scan được lựa chọn phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật sau:
Khả năng xuất đồng thời định dạng TIFF và PDF/A
Theo nội dung sửa đổi tại mục 2.4 của Công văn 14748-CV/VPTW (sửa đổi, bổ sung một số điểm của Hướng dẫn số 40-HD/VPTW) về số hóa tài liệu, yêu cầu khi quét phải tạo ra đồng thời hai định dạng file:
  • Định dạng TIFF (.tif): Sử dụng làm tệp tin gốc với chất lượng ảnh nguyên bản, không nén mất dữ liệu, phục vụ cho việc lưu trữ lâu dài và phục chế sau này.
  • Định dạng PDF hoặc PDF/A (.pdf): Dung lượng tối ưu, tích hợp OCR nhận dạng chữ tiếng Việt để phục vụ tra cứu, khai thác và chia sẻ nhanh chóng trên hệ thống quản lý văn bản nội bộ.
Các đơn vị nên ưu tiên dòng máy scan chuyên nghiệp cho phép cấu hình xuất song song cả 2 định dạng này chỉ trong một lần quét duy nhất, giúp tiết kiệm đến 50% thời gian cho nhân sự vận hành.

Xử lý tốt tài liệu cũ, mỏng, rách bằng công nghệ thông minh
Hồ sơ Đảng viên, nhất là các tài liệu từ nhiều thập kỷ trước, thường gặp tình trạng giấy bị ố vàng, mủn, mỏng hoặc có nếp gấp do lưu trữ lâu năm. Máy scan chuyên dụng cần tích hợp cơ chế kéo giấy cực tốt kết hợp cảm biến siêu âm chống kẹt giấy (Ultra-sonic Sensor) để tự động phát hiện giấy kép, bảo vệ tài liệu gốc không bị rách, hỏng trong quá trình quét tốc độ cao.

Fujitsu/Ricoh Fi Series – Dòng máy scan chuyên dụng tối ưu cho số hóa hồ sơ Đảng
Đối với các dự án số hóa hồ sơ Đảng quy mô lớn, dòng máy scan chuyên dụng Fujitsu/Ricoh Fi Series (Fi-8150, Fi-8170, Fi-7460, Fi-7700...) là lựa chọn số một nhờ tích hợp những công nghệ vượt trội. Dưới đây là một số dòng máy mà Vietbis cung cấp cho các đơn vị số hóa hồ sơ Đảng:
Tên sản phẩm Thông số cơ bản Hình ảnh
Fujitsu fi-7700
  • Tốc độ: 100 tờ/phút
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Fujitsu fi-6770
  • Tốc độ: 70 tờ/phút
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Fujitsu fi-6670
  • Tốc độ: 90 tờ/phút
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Fujitsu fi-7460
  • Tốc độ: 60 tờ/phút
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Ricoh fi-8170
  • Tốc độ: 70 tờ/phút
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Lợi ích từ giải pháp số hóa toàn diện tại Vietbis
Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc. Chúng tôi cung cấp:
  • Máy scan chuyên dụng Fujitsu/Ricoh, Viisan...
  • Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án
  • Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
  • Phần mềm OCR tiếng Việt
  • Tư vấn quy trình số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử
Vietbis giúp các đơn vị triển khai số hóa hồ sơ nhanh chóng, bảo mật và tối ưu chi phí.
--------------------------

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ Vietbis để được tư vấn chi tiết!

 CÔNG TY TNHH VIỆT BIS

  •   96 Định Công, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội
  •   Hotline: 0971 491492 | 089 6688 636
  •   Email: contact@vietbis.vn
Bình luận