Bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, tài liệu kế toán luôn là tài liệu quan trọng nhất, những con số, những thông tin mật của doanh nghiệp đều nằm trong dữ liệu kế toán như Hợp đồng kinh tế, hóa đơn đầu ra, đầu vào, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tài chính, doanh thu… Vì vậy việc quản lý và vận hành tài liệu của bộ phận kế toán sẽ luôn là mối quan tâm của hầu hết các nhà quản lý.
Với đặc thù công việc thường xuyên phải xử lý khối lượng lớn hóa đơn, chứng từ và yêu cầu phải tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng, nhiều phòng ban kế toán tại những doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu.
Xu hướng số hóa tài liệu trong ngành kế toán
Những năm trở lại đây là khoảng thời gian bùng nổ phát triển của công nghệ thông tin, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được thúc đẩy với công nghệ số. Do đó, lĩnh vực kế toán cũng được định hướng phát triển theo hướng áp dụng công nghệ 4.0, thay thế cho cách xử lý truyền thống, nhằm đảm bảo giảm thiểu tối đa sức lao động của con người và đem lại lợi ích kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp.
Dưới đây là những lợi ích không thể phủ nhận của việc số hóa tài liệu kế toán đối với các doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian tra cứu, trích xuất và chia sẻ thông tin
Số hóa tài liệu sẽ tiết kiệm đến rất nhiều thời gian làm việc của nhân viên kế toán dành cho công tác tra cứu, truy xuất thông tin, đồng thời tạo cơ sở dữ liệu dùng chung giúp cho việc chia sẻ nội bộ nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, tài liệu giấy
Nhờ số hóa tài liệu, doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ, hạn chế sử dụng tài liệu giấy, giảm bớt nhân công quản lý tài liệu, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành.
- Giảm tải nhân công nhập liệu
+ Với khối lượng tài liệu lớn, tăng nhanh theo thời gian, doanh nghiệp thường xuyên phải thuê nhân công nhập liệu lên hệ thống.
+ Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm khoản chi phí này nhờ tính năng quét tự động, trích xuất và điền thông tin theo trường dữ liệu có sẵn.
+ Điều này cũng giúp hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
- Giảm thiểu áp lực công việc cho nhân viên kế toán
Phòng kế toán thường xuyên có khối lượng công việc quá tải. Thay vì mất nhiều thời gian cho các tác vụ tìm kiếm, truy xuất thông tin thủ công, số hóa tài liệu sẽ giảm bớt gánh nặng của kế toán viên, hỗ trợ làm báo cáo, tổng hợp tài liệu kê khai nhanh chóng, dễ dàng hơn, qua đó, cải thiện hiệu suất làm việc của phòng kế toán.
- Kê khai thông tin và nộp thuế điện tử nhanh gọn
+ Trước đây khi chưa thực hiện số hóa, mỗi lần kê khai thông tin, nộp thuế sẽ tốn kém nhiều chi phí như in ấn, đi lại, và thời gian để giải quyết các thủ tục rườm rà.
+ Khi tài liệu được số hóa, bộ phận kế toán có thể làm chủ được số lần mua bán hóa đơn, mẫu kê khai và bản chỉnh sửa theo thời gian thực để chỉnh sửa khi có sai sót.
+ Bên cạnh đó, doanh nghiệp chủ động và linh hoạt nộp bản kê khai, nộp thuế điện tử mọi lúc mọi nơi, không mất thời gian đi lại như cách làm thủ công truyền thống.
+ Bên cạnh đó, doanh nghiệp chủ động và linh hoạt nộp bản kê khai, nộp thuế điện tử mọi lúc mọi nơi, không mất thời gian đi lại như cách làm thủ công truyền thống.
Kết luận
Số hóa và chuyển đổi số trong các doanh nghiệp tại Việt Nam là điều kiện sống còn của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Những doanh nghiệp sớm thích ứng và nhanh chóng áp dụng công nghệ cũng như chuyển đổi số trong công tác quản lý , sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển sản xuất kinh doanh theo chiều sâu và kịp thời nắm được nhiều lợi thế trong kinh doanh, là chìa khóa để giúp doanh nghiệp thành công hơn trong tiến trình phát triển và hội nhập kinh tế.
☼ Hotline tư vấn dịch vụ số hóa tài liệu: 089 6688 636 - 0986794786
☼ Hotline tư vấn dịch vụ số hóa tài liệu: 089 6688 636 - 0986794786