Số hóa tàng thư cư trú là quá trình chuyển đổi toàn bộ hồ sơ, tài liệu đăng ký cư trú của công dân được lưu trữ bằng giấy sang dữ liệu điện tử trên hệ thống quản lý số. Do tính chất đặc thù chứa nhiều thông tin mật và dữ liệu định danh của công dân, toàn bộ thiết bị phần cứng lẫn phần mềm đều phải trải qua các bước kiểm tra an ninh trước khi đưa vào vận hành. VIETBIS tư vấn lựa chọn máy scan chuyên dụng cho số hóa tàng thư cư trú, đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nhân sự.
- Rút ngắn thời gian: Giúp cán bộ công an tra cứu, xác minh thông tin nhanh chóng, phục vụ kịp thời thủ tục hành chính cho người dân.
- Hiện đại hóa quản lý: Đồng bộ hóa dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống căn cước.
- Lưu trữ bền vững: Giảm lưu trữ hồ sơ giấy, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin lâu dài.
Máy quét là thiết bị cốt lõi trong khâu chuyển đổi tài liệu giấy sang file số, đòi hỏi đáp ứng các tiêu chuẩn:
• Đáp ứng yêu cầu bảo mật, an toàn thông tin.
• Khả năng xử lý đa dạng: Phải quét được nhiều khổ giấy, định dạng giấy khác nhau (từ biểu mẫu nhỏ, chứng từ cũ cho tới các trang khổ A4). Đồng thời scan được tự động tốc độ cao (với giấy tờ tháo được ghim) và quét mặt gương (với sổ hộ khẩu, hoặc giấy tờ cũ nát); hoặc máy scan sách chuyên dụng.
• Độ phân giải và màu sắc: Hình ảnh màu rõ nét (24 bit), đọc được đầy đủ chữ ký, con dấu nghiệp vụ. Độ phân giải tối thiểu là 200 DPI cho tài liệu hành chính thông thường; 300 DPI đối với các loại tài liệu cũ, giấy mờ, nhàu nát hoặc có sơ đồ bản vẽ.
• Định dạng file đầu ra: .PDF/A (tiêu chuẩn lưu trữ bền vững theo Luật Lưu trữ 2024), OCR đa ngôn ngữ bao gồm tiếng Việt (để khai thác hiệu quả dữ liệu).
| TT | Thiết bị | Hình ảnh | Thông số kỹ thuật |
| 1 | Máy scan Fujitsu fi 7240 / fi 7260 / fi 8270 |
.jpg) |
|
| 2 | Máy scan Viisan K48 / DL24 / S21 |
 |
|
| 3 | Máy scan Czur ET18 / ET24 |
 |
Quy trình thực hiện số hóa tàng thư cư trú tại cơ sở (Công an cấp xã/phường)
1. Chuẩn bị, rà soát và thống kê hồ sơ
- Thống kê tổng số lượng: Xác định chính xác số lượng túi hồ sơ cư trú hiện có tại kho lưu trữ của Công an xã/phường.
- Phân loại trạng thái: Tách biệt hồ sơ cũ của các hộ gia đình (sổ hộ khẩu giấy trước đây, bản khai nhân khẩu, phiếu thay đổi hộ khẩu nhân khẩu) và các hồ sơ biến động cư trú mới.
2. Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu giấy (Theo Điều 11 Thông tư 60/2025/TT-BCA)
- Lập túi hồ sơ riêng biệt: Mỗi hộ gia đình hoặc cá nhân được thiết lập một túi hồ sơ cư trú riêng.
- Đánh số hồ sơ: Ghi số hồ sơ, ký hiệu và mã đơn vị hành chính một cách chính xác, thống nhất. Mỗi hộ gia đình sẽ có một số hồ sơ duy nhất, do hệ thống cấp tự động hoặc quản lý đồng bộ để không bị trùng lặp.
- Ghim kẹp theo trình tự: Sắp xếp các loại giấy tờ bên trong túi theo trình tự thời gian phát sinh thủ tục, loại bỏ ghim rỉ sét, làm phẳng các trang giấy bị gấp góc để chuẩn bị cho khâu quét.
3. Quét (Scan) tài liệu sang định dạng số
- Sử dụng thiết bị chuyên dụng: Scan toàn bộ tài liệu có trong túi hồ sơ.
- Tiêu chuẩn file quét: Đảm bảo độ phân giải hình ảnh rõ nét, đọc được đầy đủ chữ ký, con dấu, không bị mất góc hay mờ nhòe thông tin.
- Đặt tên file khoa học: Đặt tên tệp dữ liệu số theo cấu trúc quy định của ngành (thường gắn liền với số định danh, số hồ sơ hoặc mã định danh của hộ) nhằm phục vụ tra cứu tự động.
4. Nhập liệu và đối chiếu dữ liệu trên phần mềm chuyên ngành
- Cập nhật lên hệ thống: Tải các file đã quét lên Phần mềm quản lý lưu trữ và số hóa tàng thư điện tử của Bộ Công an.
- Nhập thông tin bóc tách: Nhập các trường thông tin cơ bản từ hồ sơ giấy vào hệ thống (Họ tên, ngày tháng năm sinh, lịch sử thay đổi nơi thường trú/tạm trú...).
- Đối chiếu dữ liệu điện tử: Tiến hành so sánh, kiểm tra chéo giữa hồ sơ giấy vừa nhập với thông tin hiện có trên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu phát hiện sai sót, lệch thông tin, cán bộ phải tiến hành xác minh và "làm sạch" ngay để đảm bảo tiêu chí dữ liệu luôn "đúng, đủ, sạch, sống".
- Phê duyệt hồ sơ số hóa: Chỉ huy Công an cấp xã hoặc cán bộ kiểm tra tiến hành kiểm tra lại toàn bộ gói dữ liệu đã số hóa trước khi lưu trữ chính thức vào kho tàng thư điện tử tập trung.
- Lưu kho vật lý an toàn: Hồ sơ giấy sau khi số hóa xong được đóng gói, đưa trở lại kho lưu trữ vật lý, sắp xếp theo khu vực khoa học để phòng chống ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ.
- Phân quyền khai thác: Kích hoạt tính năng bảo mật thông tin, phân quyền cho cán bộ có thẩm quyền tra cứu dữ liệu số khi giải quyết thủ tục cho người dân.
---------------------------------------------
Lợi ích từ dịch vụ cung cấp bởi VIETBIS
Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.
Lợi ích từ dịch vụ cung cấp bởi VIETBIS
Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.
- Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
- Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
- Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.
