Trong kỷ nguyên số, khi xây dựng được một hạ tầng số tin cậy, an toàn, với một hạ tầng dữ liệu thống nhất, “đúng, đủ, sạch, sống” dùng chung thì có thể tổ chức lại bộ máy các ngành, các cấp gọn nhẹ và hiệu quả hơn hẳn về chất.
Chuyển đổi số thúc đẩy cải cách hành chính, tinh gọn bộ máy
Dữ liệu được khẳng định là “tư liệu sản xuất mới” và lần đầu tiên xuất hiện khái niệm “phương thức sản xuất số”. Lần đầu tiên xuất hiện cụm từ “cách mạng chuyển đổi số”.
Có thể thấy, trong 3 trụ cột của chuyển đổi số, lần lượt là chính quyền số, kinh tế số và xã hội số, thì cần chú trọng vào trụ cột kinh tế số. Ở đây là thay đổi cấu trúc kinh tế theo hướng kinh tế số, kiến tạo phương thức sản xuất số hay chuyển đổi số các ngành kinh tế, tạo đột phá về kinh tế. Chính quyền số và xã hội số như là kiến trúc thượng tầng phải được chuyển đổi cho phù hợp với phương thức sản xuất mới này.
Bộ máy chính quyền khi đó sẽ vận hành dựa trên dữ liệu thay cho tài liệu và mọi quyết định sẽ được lựa chọn dựa trên dữ liệu chính xác, khách quan và kịp thời.
Các hoạt động giám sát, kiểm tra trực tuyến, thực hiện trên môi trường số cho phép giám sát, kiểm tra thường xuyên, liên tục. Vì vậy, chuyển đổi số thúc đẩy mạnh phân cấp, phân quyền, xác định rõ trách nhiệm giữa các cấp, các ngành, giữa Trung ương và địa phương.
Do đó, quá trình chuyển đổi số sẽ thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, xây dựng bộ máy nhà nước tinh gọn, hiệu năng, hiệu lực, hiệu quả.
Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính đã kết luận tại Phiên họp Tổng kết hoạt động của UBQG về Chuyển đổi số và Đề án 06: “Chuyển đổi số phải gắn chặt với cuộc cách mạng cải cách bộ máy hành chính; CĐS toàn dân, toàn diện, toàn trình ở tất cả các ngành, các cấp,.. Nhiệm vụ trọng tâm năm 2025: Hoàn thành trong tháng 6/2025 việc số hóa dữ liệu hộ tịch, đất đai".
☼ Tham khảo: Triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch: Thực trạng & giải pháp
Tác động của việc sát nhập, tinh gọn bộ máy nhà nước đến các Dự án số hóa tài liệu
Ngược lại, việc sáp nhập các cơ quan nhà nước, các Bộ, ban, ngành và Sở, ban, ngành, cũng như sắp xếp tổ chức cấp quận, huyện sẽ có tác động đáng kể đến các dự án số hóa tài liệu. Dưới đây là những ảnh hưởng chính:
1. Gia tăng nhu cầu số hóa tài liệu
- Khi sáp nhập, lượng hồ sơ, tài liệu của các đơn vị cũ cần được tập hợp, phân loại và số hóa để đảm bảo dữ liệu không bị mất mát và thuận tiện trong quản lý.
- Việc chuẩn hóa và thống nhất dữ liệu sẽ trở thành yêu cầu cấp thiết để tránh chồng chéo, trùng lặp và mất tính liên tục của thông tin.
2. Yêu cầu đồng bộ hệ thống dữ liệu và cơ sở hạ tầng
- Các đơn vị mới được hình thành sau sáp nhập cần một hệ thống quản lý tài liệu điện tử đồng bộ, tích hợp với các nền tảng hiện có để đảm bảo hoạt động liền mạch.
- Điều này có thể đòi hỏi nâng cấp hạ tầng CNTT, tăng cường bảo mật và phát triển các phần mềm quản lý tài liệu phù hợp với mô hình tổ chức mới.
3. Tác động đến tiến độ và ngân sách dự án số hóa
- Trong giai đoạn tái cơ cấu tổ chức, một số dự án số hóa có thể bị tạm dừng hoặc điều chỉnh để phù hợp với cơ quan mới.
- Chi phí số hóa có thể tăng do việc phải thu thập và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chuẩn hóa định dạng và tích hợp hệ thống.
4. Cơ hội đẩy nhanh chuyển đổi số
- Việc sáp nhập có thể là cơ hội để triển khai hệ thống quản lý tài liệu số một cách thống nhất, thay vì duy trì các hệ thống rời rạc giữa các đơn vị cũ.
- Các cơ quan có thể tận dụng công nghệ số hóa tiên tiến như OCR, AI để tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu suất xử lý hồ sơ.
5. Rủi ro về quản lý và bảo mật dữ liệu
- Khi dữ liệu từ nhiều cơ quan khác nhau được hợp nhất, nguy cơ sai sót, mất mát hoặc lộ lọt thông tin cũng tăng cao.
- Cần có các chính sách bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt và giải pháp lưu trữ phù hợp để đảm bảo an toàn thông tin.
Kết luận
Việc sáp nhập cơ quan nhà nước sẽ tạo ra cả thách thức lẫn cơ hội cho các dự án số hóa tài liệu. Tuy nhiên, nếu có chiến lược hợp lý và tận dụng công nghệ hiệu quả, quá trình này có thể giúp đẩy nhanh chuyển đổi số; đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa chi phí vận hành, giảm thủ tục hành chính trong quản lý nhà nước.
VIETBIS cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện
VIETBIS tự hào khi tham gia nhiều Dự án số hóa tài liệu và cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho nhiều tổ chức, cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp, góp phần vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia.
- Tư vấn, triển khai các Dự án số hóa tài liệu
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Cung cấp máy scan và dịch vụ cho thuê máy scan các Dự án Số hóa tài liệu
☼ Hotline tư vấn: 089 6688 636