Vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn Dịch vụ cho thuê máy photocopy thay vì mua máy photo mới?
Cho thuê máy photocopy là giải pháp tiết kiệm nhất. Doanh nghiệp không phải đầu tư số tiền quá lớn để mua máy photocopy. Và còn hơn thế nữa!
So sánh khi mua máy photocopy và thuê máy photocopy
1. Mua máy photocopy
- Chi phí mua máy photocopy lớn.
- Mất nhiều chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vật tư tiêu hao; chi phí sửa chữa, bảo trì khi gặp sự cố.
- Khó chịu khi in ấn, photo bên ngoài – mất thời gian.
- Tài liệu nội bộ quan trọng, cần được in ấn bảo mật.
- Máy photocopy lỗi thời, mất nhiều thời gian đợi chờ.
- Bạn mới mở công ty và không muốn đầu tư tiền lớn cho việc in ấn tài liệu.
- Muốn sử dụng hiện đại với nhiều tính năng ca cấp, nhưng chi phí mua máy lại quá cao.
- Khi thực hiện công việc cấp bách (in ấn Hợp đồng, tài liệu hội thảo, tài liệu họp hành,...) nhưng không có máy.
Sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy
- Tiết kiệm chi phí.
- Sử dụng được nhiều máy cùng một thời điểm.
- Không mất chi phí bảo dưỡng; thay thế linh kiện máy photocopy.
- Có thể thường xuyên nâng cấp những loại máy photocopy sở hữu những tính năng hiện đại, công nghệ mới hơn như: tiết kiệm điện, tối ưu tốc độ in, bảo vệ môi trường, …
- Sử dụng được máy photo chất lượng cao, nhiều tính năng nhưng không cần phải bỏ chi phí mua lớn.
- Hạn chế tối đa việc gián đoạn công viêc in ấn do sự cố của máy.
- Phần mềm Quản lý in ấn: Bảo mật in ấn - In theo User - Quản lý định mức, chức năng in.
Dịch vụ cho thuê máy photocopy tại VIETBIS có gì đặc biệt
Với triết lý kinh doanh “Lấy chất lượng dịch vụ khách hàng làm trọng tâm”, VIETBIS rất mong muốn đồng hành hợp tác với quý khách hàng, mang đến cho bạn những cam kết sau:
- Đáp ứng nhu cầu thuê máy cho tiệm photocopy, văn phòng, trường học, ngân hàng, trung tâm thương mại, khu công nghiệp, khu chế xuất,…
- Đầy đủ các dòng máy phù hợp để thuê và sử dụng tùy mục đích (tùy tính năng và công suất).
- Tư vấn kỹ về công suất hoạt động, tính năng và máy phù hợp cho khách hàng trước khi chọn thuê. Tập trung vào giá trị sử dụng khi thuê máy.
- Thủ tục nhanh chóng, thuận tiện. Giao máy chỉ 1-2 ngày từ khi ký Hợp đồng.
- Bảo hành, bảo trì miễn phí, nếu máy có lỗi không khắc phục được trong thời gian dài sẽ được đổi máy khác.
- Mức giá thuê máy phù hợp và cam kết giá thuê không thay đổi theo thời gian của Hợp đồng.
- Khi nhận máy sẽ được nhân viên hỗ trợ lắp đặt, cài đặt kết nối máy đến khi hoạt động.
Để giúp khách hàng hiểu rõ hơn về Dịch vụ cho thuê máy photocopy, VIETBIS cung cấp cho bạn bảng giá thuê máy photo với các dòng máy phổ biến nhất. Bảng giá thuê máy photocopy được xác định dựa trên các yếu tố:
- Khối lượng in ấn
- Chức năng và cấu hình máy photocopy
- Định mức trang in
- Thời gian thuê
| Chức năng | Định mức (trang) | Chi phí thuê (VNĐ) |
| Máy photocopy đen trắng (Ricoh, Xerox, Toshiba, Konica, HP, Canon,...) |
Đến 5.000 trang | Từ 1.000.000 |
| Đến 10.000 trang | Từ 1.500.000 | |
| Từ 10.000 trang | Từ 2.000.000 | |
| Máy photocopy màu (Ricoh, Xerox, Toshiba, Konica, HP, Canon,...) |
500 trang màu 5.000 trang đen trắng |
Từ 1.500.000 |
| 1.000 trang màu 10.000 trang đen trắng |
Từ 2.500.000 | |
| Công suất cao hơn | Liên hệ tư vấn |
☼ Đối với khách hàng có các yêu cầu về tính năng bảo mật, Quản lý in ấn theo User, vui lòng liên hệ Hotline để được tư vấn.
Các thông số kỹ thuật cần chú ý khi chọn thuê máy photocopy màu & đen trắng
1 – Màu sắc sau khi in
Bạn cần xác định nhu cầu sử dụng của văn phòng trước khi chọn thuê máy photo. Bạn cần in màu hay chỉ cần in đen trắng và các tính năng đi kèm trong máy là gì?
– Thuê máy photocopy trắng đen: Phù hợp với những nhu cầu in ấn văn bản, tài liệu thông thường. Ít sử dụng và sao chép những bản in màu.
– Thuê máy photocopy màu: Với những tác vụ in ấn tài liệu màu thường xuyên giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và kinh phí khi sao chép những bản in màu ở bên ngoài.
2 – Kích thước tối thiểu, tối đa của giấy khi in
Một số máy loại nhỏ chỉ photo được các loại giấy có kích thước A4, A5,… Nếu bạn chỉ cần photo giấy tờ, chứng từ thông thường thì nên chọn loại thuê máy photocopy mini để tiết kiệm chi phí.
Nếu bạn in ấn nhiều loại kích thước giấy khác nhau, hãy thuê máy photocopy đáp ứng được từ loại khổ giấy với kích thước A3, A2, A1 hoặc A0 (là các loại máy photocopy khổ lớn).
3 – Kết nối với các thiết bị linh hoạt
Máy photocopy cần có sự đồng bộ và kết nối với các loại máy khác như: máy tính, điện thoai, máy fax,… Đặc biệt là khả năng kết nối mạng LAN, Wifi để quá trình photo, in ấn đơn giản, tối ưu hóa thời gian sử dụng.
4 – Kích thước của máy photo (để tối ưu không gian sử dụng trong văn phòng)
Tùy thuộc không gian văn phòng để chọn loại máy có kích thước phù hợp. Đối với các văn phòng có không gian nhỏ, hãy chọn thuê các loại máy photocopy mini để bàn hoặc máy có kích thước nhỏ. Một số dòng máy có bề ngang khá rộng có thể cản trở lối đi hoặc không gian. Vì vậy bạn cần xem chi tiết cả 3 kích thước: dài – ngang – cao để chọn máy phù hợp nhất.
5 – Tốc độ in – công suất photo
Tốc độ in / công suất photo là 1 điểm đặc biệt bạn cần lưu ý khi chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy.
Với nhu cầu in ấn thông thường, tốc độ 30 trang/phút là đảm bảo. Nhưng nếu bạn in ấn số lượng lớn giấy tờ, thì công suất cực kỳ quan trọng. Các máy photocopy có tốc độ từ 50 - 80 trang / phút đảm bảo in ấn số lượng cực lớn trong thời gian ngắn.
6 – Định mức sử dụng khi thuê máy
Khi thuê máy, đối với mỗi dòng máy hoặc gói cho thuê máy photocopy khác nhau thì sẽ có định mức riêng. Nếu bạn sử dụng quá định mức khi ký hợp đồng, bạn sẽ phải trả thêm 1 khoản tiền của phần định mức dư ra đó. Vì vậy hãy cân nhắc số lượng trang cần in để chọn máy phù hợp.
7 – Các yếu tố khác
- Tiết kiệm điện: Nguồn điện tiêu thụ được ở mức thấp nhất theo tiêu chuẩn Châu Âu.
- Thao tác đơn giản: Màn hình cảm ứng được thiết kết với giao diện tiện lới, dễ dàng tiếp cận sử dụng, tích hợp với những chức năng thông tin.
- Vận hành bền bỉ: Được trang bị với nhiều khay giấy giúp việc in ấn chở nên liên tục và nhanh chóng khi in số lượng lớn.
- Tiết kiệm mực in: Hầu hết những dòng máy photo mới đều được tích hợp công nghệ in laser mới mất giúp giảm thiểu tối đa lượng mực in và tái sử dụng được mực thải.
Quy trình cho thuê máy photo tại VIETBIS
- Bước 1: Khách hàng liên hệ VIETBIS qua Hotline: 036 862 6789 hoặc 024 7303 1068 để được tư vấn.
- Bước 2: Khách hàng sẽ được đội ngũ nhân viên tư vấn về tính năng chi tiết cho từng dòng máy photocopy phù hợp với nhu cầu sử dụng.
- Bước 3: Khách hàng cung cấp thông tin cá nhân / thông tin doanh nghiệp để VIETBIS dự thảo Hợp đồng và các thủ tục cần thiết.
- Bước 4: VIETBIS tiến hành giao máy photo ngay sau khi hoàn thành hợp đồng và kỹ thuật viên sẽ Hướng dẫn sử dụng máy photo trực tiếp khi giao lắp.
- Bước 5: Hàng tháng hoặc định kỳ 3 tháng, khách hàng thanh toán chi phí thuê (sau khi VIETBIS chốt chỉ số trang in và xuất hóa đơn dịch vụ).
- Bước 6: Nếu quá trình sử dụng máy có vấn đề hoặc máy lỗi có thể được bảo trì hoàn toàn miễn phí.
Hướng dẫn kiểm tra máy photocopy sau khi nhận máy
- Màu sắc sau khi in (có bị lỗi không)
- Kiểm tra Lỗi kết nối vs máy tính có không, máy có kết nối và in ra thành công không.
- Máy có Lỗi kẹt giấy (lỗi này xảy ra ở tất cả các loại máy khi in quá nhiều hoặc có nhanh, bạn có thể tự khác phục, không nhất thiểt phải đổi trả)
- Lỗi loang mực (lỗi này cần kiểm tra ổ mực và theo dõi hướng dẫn khắc phục của Thiên Phú, nếu vẫn không khắc phục được sẽ có nhân viên tới bảo trì hoặc đổi trả nếu máy bị lỗi
- Kiểm tra xem máy photo có lỗi mực ra không đều hay không.
Chi phí thuê máy photocopy mất khoảng bao nhiêu?
Mức giá trung bình cho một lần thuê máy khoảng 800k – 2 triệu đồng, để biết thêm thông tin khách hàng có thể tham khảo quá bảng giá thuê máy photocopy ở trên để biết chính xác về model và tính năng của máy.
Hiện nay, để mua 1 chiếc máy photocopy mới hoàn toàn và đầy đủ chức năng bạn mong muốn, thì chi phí mua sẽ từ 50 triệu – 200 triệu đồng tùy dòng máy khác nhau. Nếu cần thuê nhiều máy cho văn phòng thì chi phí ban đầu là vô cùng lớn. Ngược lại, nếu sử dụng dịch vụ Thuê máy photocopy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí khổng lồ, và dành nguồn tiền cho việc đầu tư các hạng mục khác cấp bách và quan trọng hơn.
Khi thuê máy photocopy, bạn không cần phải lo lắng máy hỏng hóc, sự cố, phí bảo trì máy, phí khấu hao tài sản,… Vì tất cả chi phí đã được đơn vị cho thuê chịu hết. Bạn chỉ cần sử dụng đúng định mức và không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào. Nếu vượt quá định mức thì phí tăng thêm cũng rất rẻ.Bạn chỉ cần ở tại khu vực, máy sẽ được giao tới tận nơi và hỗ trợ lắp đặt, hướng dẫn sử dụng. Nếu gặp sự cố sẽ có người hỗ trợ ngay tận nơi.
Thời hạn của một hợp đồng thuê máy photocopy là khoảng bao lâu?
Thường sẽ là 12 – 36 tháng cho thuê là phổ biến nhất mặc dù một vài doanh nghiệp lựa chọn với thời hạn thuê ngắn hơn như vậy chi phí thuê sẽ cao hơn bình thường.
Tôi nên thuê máy photocopy với tốc độ như thế nào?
Nếu khách hàng là một công ty xây dựng, dịch thuật, luật sư, văn phòng công chứng… cần sử dụng thường xuyên photo số lượng lớn, hãy lựa chọn dòng máy photocopy với đa chức năng với tốc độ từ 50 bản/phút trở lên.
Với đa số các văn phòng, tốc độ in/copy 35 trang/phút đã đảm bảo công việc hàng ngày; và giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn.
Thuê máy photocopy hãng nào tốt nhất?
Có rất nhiều thương hiệu máy photocopy uy tín, chất lượng như Ricoh, Xerox (Fujifilm), Toshiba, Konica, HP... Điều quan trọng nhất là lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng.
Đổi máy photocopy hiện đại hơn được không?
Như VIETBIS đã đề cập, chi phí đầu tư máy photocopy là rất lớn. Vì vậy bạn cần dự tính chính xác được nhu cầu in ấn của văn phòng để lựa chọn máy phù hợp. Việc đổi máy hiện đại hơn, cao cấp hơn và công suất lớn hơn sẽ do thỏa thuận giữa VIETBIS và khách hàng.