Không thể phản bác lại việc scan tài liệu chỉ là bước đầu của cả quá trình dài số hóa dữ liệu. Để scan tài liệu và chuyển thành file Word, Excel cần phải qua nhiều bước phức tạp. Hãy tham khảo bài viết của VIETBIS để biết thêm thông tin chi tiết nhé!
Tại sao lại cần phải scan tài liệu sang file Word, Excel?!
Nếu bạn đang lưu trữ ảnh gia đình hoặc số hóa các thủ tục giấy tờ, thì việc quét các bản in ra giấy ở dạng kỹ thuật số có thể là tất cả những gì bạn cần để hoàn thành công việc. Nhưng đôi khi bạn cần làm nhiều việc hơn với tài liệu và hình ảnh được quét của mình; chẳng hạn như chèn biểu đồ, đồ thị và ảnh vào các bản trình bày phức tạp hơn và chuyển văn bản đã quét thành văn bản có thể chỉnh sửa được, nhờ áp dụng tính năng OCR (nhận diện ký tự quang học)được tích hợp theo máy scan.
Cách 1: Sử dụng máy scan bất kỳ, hoặc phần mềm scan trên điện thoại
Bước 1. Scan tài liệu và xuất file dữ liệu thành định dạng Ảnh (JPEG, PNG), hoặc PDF. Bước 2. Chuyển đổi sang file Word, Excel:
Sử dụng phần mềm chuyên dụng như ABBY FineReader (chi phí mua gói bản quyền khá đắt đỏ).
Hoặc tải file scan lên Google Drive, sau đó chọn mở file bằng Google Docs. File ảnh, PDF của bạn sẽ được chuyển đổi sang định dạng file Google Docs (có hỗ trợ cả tiếng Việt).
Hoặc mở file scan bằng Microsoft Word (Chọn File --> Open). Tuy nhiên Microsoft Word không hỗ trợ file ảnh, PDF có nội dung tiếng Việt (bị vỡ chữ hoặc xuất hiện ký tự lạ)
Nhược điểm:
Chi phí cao để phần mềm bản quyền
Dùng lựa chọn miễn phí như Google Docs hoặc các ứng dụng online: Mất nhiều thời gian, và độ chính xác chuyển đổi không cao. Riêng bước 2 phải thực hiện nhiều thao tác, và nhiều thời gian chờ đợi.
Cách 2: Lựa chọn máy scan có tích hợp sẵn tính năng OCR đa ngôn ngữ (có hỗ trợ tiếng Việt)
Lưu ý: Hiện nay trên thị trường có nhiều máy scan đã tích hợp tính năng OCR đa ngôn ngữ. Tuy nhiên chỉ có một số sản phẩm, thương hiệu hỗ trợ tích hợp OCR tiếng Việt. Khi mua hoặc thuê máy scan, bạn hãy đề nghị tư vấn rõ về tính năng này, tùy theo nhu cầu sử dụng.
Bước 1. Scan tài liệu bằng phần mềm scan của máy. Bước 2. Chọn định dạng file sẽ xuất: .docx (Word), .xls (Excel), hoặc PDF Searchable (có thể chỉnh sửa nội dung hoặc xuất file Word, Excel sau đó).
Ưu điểm:
Chuyển đổi nhanh chóng sang các định dạng mong muốn với chỉ 1 lần scan và xuất file.
Độ chính xác rất cao, lên tới 95-98%. Với bản scan đẹp độ chính xác càng cao.
Nhược điểm:
Với các văn bản có nhiều Công thức toán học, hoặc nhiều bảng biểu: Độ chính xác chưa cao (hiện chưa có phần mềm nào hỗ trợ tốt xử lý công việc này).
Xuất file: PDF(Image), PDF (Searchable), PDF (Text), Excel, WORD, TEXT
Phù hợp: Văn phòng
VIETBIS phân phối chính hãng
Để nhận tư vấn về các dòng máy scan số hóa hoặc dùng cho văn phòng, hỗ trợ OCR tiếng Việt vui lòng liên hệ VIETBIS. -------------------------------------------------------------
VIETBIS cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí in ấn, số hóa tài liệu chuyên nghiệp: