Làm sao để kiểm soát chi phí in ấn cho văn phòng có nhiều người sử dụng chung một chiếc máy photocopy? Việc in nhầm hay in các tài liệu không cần thiết; đôi khi lại trở thành thói quen xấu cho nhân viên. Chính vì thế, giải pháp quản lý người dùng là công tác cần phải triển khai ngay, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn hàng tháng.
Các giải pháp kiểm soát, quản lý người dùng
Giải pháp Quản lý in ấn tập trung đặc biệt quan trọng với các văn phòng hiện đại. Có nhiều giải pháp để kiểm soát, quản lý người dùng khi sử dụng máy photocopy:
- Quản lý theo USER ID (có thể tích hợp thẻ nhân viên)
- Quản lý theo USER CODE
- Sử dụng NFC
- Kiểm soát, quản lý bằng dữ liệu đám mây Clouds.
- Quản lý thiết bị: Nhận thông báo về tình trạng thiết bị, lịch sử bảo dưỡng, vật tư tiêu hao,...
- Quản lý người dùng: Phần quyền chức năng người dùng, kiểm soát chính xác từng User in ấn như thế nào hàng tháng.
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo người ngoài không thể sử dụng máy photocopy nếu không được cấp quyền ID.
- Nhận các báo cáo chi tiết về sử dụng thiết bị.
Giải pháp quản lý người dùng hiệu quả
Như đã đề cập, có nhiều giải pháp để quản lý và kiểm soát người dùng, và chi phí cũng khác nhau. Điều quan trọng là ngân sách và các yêu cầu bảo mật, mức độ quản lý/kiểm soát chuyên sâu.
Giới hạn cài đặt của quản trị viên
Các cài đặt, phân bổ đặc quyền của quản trị viên được thực hiện khác nhau:
- Tùy thuộc vào loại quản trị viên mà có thể cho phép phạm vi hoạt động.
- Chia sẻ tài liệu giữa các quản trị viên.
- Cấm người dùng thay đổi cài đặt bằng cách quản lý xác thực quản trị viên (Để ngăn chặn những thay đổi đã được cài đặt cho các người dùng).
Giới hạn chức năng và số lượng bản in, copy trên mỗi người dùng
Khi phân quyền cho từng USER, bạn có thể giới hạn các chức năng cụ thể:
- Giới hạn cho phép hoặc không cho phép In - Copy - Scan
- Giới hạn in màu hay chỉ in trắng đen (với máy photocopy màu)
- Giới hạn số lượng bản in/copy hàng tháng (VD: User A chỉ được in tối đa mỗi tháng 500 trang).
VIETBIS cung cấp giải pháp tối ưu chi phí in ấn cho doanh nghiệp
Với kinh nghiệm triển khai dịch vụ Cho thuê máy photocopy cho nhiều doanh nghiệp; VIETBIS có thể hỗ trợ điều chỉnh các giải pháp cho hệ thống in ấn tập trung, hoặc theo các phòng ban. Đồng thời, VIETBIS cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ phần mềm quản lý từ xa. Giúp bạn đánh giá chiến lược in và xác định mức tiết kiệm chi phí hàng tháng.
- Tiết kiệm thời gian
- Tiết kiệm chi phí
- Tiết kiệm nhân sự
