Ở thời điểm số hóa dữ liệu được coi là phương pháp tiết kiệm chi phí, thời gian của các doanh nghiệp lớn. Do vậy, chèn chữ ký vào văn bản Word cũng là một thứ vô cùng quan trọng khi các dữ liệu quan trọng đều được chuyển hết lên đám mây. Cùng VIETBIS tìm hiểu các Cách ký tên lên văn bản Word phù hợp với thời đại công nghệ hóa này nhé!
Cách ký tên lên văn bản Word
Tạo dòng ký tên trong Word
Thêm dòng chữ ký khiến cho bạn có thể dễ dàng biết được vị trí để điền tên lên các hợp đồng, thỏa thuận. Đặc biệt khi bạn in tài liệu, thêm dòng chữ ký là cách dễ dàng khiến cho đối tác, khách hàng ký vào tài liệu của mình. Bước 1: Tạo dòng chữ ký trên văn bản Word vô cùng đơn giản. Hãy nhấp vào tab Insert ở phía trên thanh công cụ, trong mục Text, click vào Signature Line.
Bước 2: Trong Signature Setup hãy điền thông tin chi tiết của chữ ký của bạn. Việc chèn chứ ký có thể bao gồm 3 yếu tố
Suggested signer: Tên người ký.
Suggested singer’s title: Chức vụ của người ký.
Suggested signer’s email address: E-mail của người ký.
Intructions to the signer: Bạn có thể thêm hướng dẫn cho người ký.
Allow the singer to add comments in the Sign dialog: bạn có thể cho người ký thêm bình luận, hoặc các thông tin khác.
Show sign date in signature line: hiện ngày tháng năm ký.
*Lưu ý:Bạn có thể bỏ trống bất kì mục nào nếu thấy không cần thiết.
Bước 3: khi bạn đã xác định được các mục cần có, nhấn OK để chèn dòng chữ ký vào Word.
Sau khi hoàn thành các bước trên, một dòng chữ ký như thế này sẽ hiện ra:
Sau đó bạn có thể chọn vị trí thích hợp để ký trong tài liệu Word, hoặc bạn có thể điền chữ ký điện tử vào mục này.
Cách chèn chữ ký dạng viết tay vào Word
Cách sử dụng chữ ký viết tay trên văn bản Word vô cùng đơn giản. Bạn có thể scan hoặc chụp ảnh rồi tải lên máy tính của bạn.
Bước 1: Nhấp vào tab Insert, chọn nút Pictures để chèn ảnh vào tài liệu Word của bạn một cách thủ công. Ngoài ra, bạn có thể click đúp vào dòng chữ ký của bạn và chọn Select image… để chèn nó vào dòng chữ ký của bạn.
Bước 2: Trong hộp Insert Pictures, click vào From a File và chọn hình ảnh chữ ký của bạn. Sau đó nhấp vào Sign để đặt hình vào dòng chữ ký của bạn.
Cách tạo chữ ký điện tử trong Word 2010 hoặc các phiên bản khác
Để tạo chữ ký trong tài liệu Word, bạn cần chèn dòng chữ ký trước tiên như các bước hướng dẫn ở phía trên.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần cài đặt chứng chỉ bảo mật cho chữ kí của mình. Nếu chưa có thì bạn có thể tạo chứng chỉ kỹ thuật số của riêng mình bằng công cụ Selfcert, được tích hợp sẵn trong Office của bạn.
Bước 1: Tìm Selfcert.exe trong thư mục cài đặt Office của bạn và click đúp vào để mở.
Đường dẫn bạn có thể dựa vào đó để tìm là: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SELFCERT.EXE
Bước 2: Trong công cụ Selfcert, hãy nhập tên cho chứng chỉ bảo mật của bạn trong hộp Your certificate’s name và sau đó nhấp vào OK để tạo.
Bước 3: Khi bạn đã cài đặt chứng chỉ kỹ thuật số, hãy quay lại tài liệu Word và bấm đúp vào dòng chữ ký tên trong Word của bạn.
Bước 4: Trong hộp Sign xuất hiện, hãy nhập tên của bạn hoặc nhấp vào Select Images… để chèn hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.
Bước 5: Nhấp vào Sign để chèn chữ ký vào Word theo dạng chữ ký điện tử.
Sau khi đã chèn chữ ký điện tử xong, Word sẽ xác nhận rằng chữ ký đã được thêm vào.
Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu sau khi ký, chữ ký điện tử sẽ trở nên không hợp lệ và bạn cần phải ký lại.
Cách lưu chữ ký để tái sử dụng nhiều lần
Nếu bạn muốn thông tin như chức danh công việc, số điện thoại hoặc địa chỉ email là một phần của chữ ký, hãy lưu nó cùng với hình ảnh dưới dạng văn bản tự động. Bước 1: Nhập văn bản bạn muốn bên dưới hình ảnh được chèn. Bước 2: Chọn hình ảnh và văn bản đã nhập. Bước 3: Bấm vào tab Insert > QuickParts.
Bước 4: Nhấp vào Save Selection to Quick Part Gallery trong menu hạ xuống. Hộp Create New Building Block sẽ xuất hiện sau đó. Bước 5: Trong mục Name, hãy nhập tên cho khối chữ ký của bạn. Trong Gallery, chọn AutoText. Bấm OK sau khi hoàn tất.
Khi bạn muốn sử dụng lại chữ ký này, hãy đặt con trỏ chèn vào nơi bạn muốn chèn dòng chữ ký. Bấm vào Insert > QuickParts > AutoText, và sau đó nhấp vào tên khối chữ ký bạn đã tạo trước đó.
Giờ đây bạn có thể dễ dàng ký lên các tài liệu Word trên bất kỳ phiên bản nào. Việc sao chép, ăn cắp tài liệu trái phép là điều không thể lường trước được. Do vậy, hãy chèn chữ ký vào bản Word của mình để đảm bảo quyền sở hữu các dữ liệu của mình nhé. -------------------------------------------------------------
VIETBIS cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí in ấn, số hóa tài liệu chuyên nghiệp:
.jpg "data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAAAEAAAABCAYAAAAfFcSJAAAAAXNSR0IArs4c6QAAAARnQU1BAACxjwv8YQUAAAAJcEhZcwAADsQAAA7EAZUrDhsAAAANSURBVBhXYzh8+PB/")
.png "data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAAAEAAAABCAYAAAAfFcSJAAAAAXNSR0IArs4c6QAAAARnQU1BAACxjwv8YQUAAAAJcEhZcwAADsQAAA7EAZUrDhsAAAANSURBVBhXYzh8+PB/")
